Modelos de documentos: criação, variáveis e versões

A tela Modelos de documentos reúne os modelos usados na geração de contratos, termos, recibos, declarações, autorizações e outros documentos da clínica.

Como acessar

No menu do CRM, acesse Assinaturas → Modelos de documentos.

O acesso exige a permissão para gerenciar modelos de documentos e a funcionalidade de geração de documentos ativa para a clínica.

Consultar os modelos

Na listagem, você pode:

• buscar pelo nome ou pela descrição;
• alternar entre modelos ativos e inativos;
• ordenar por nome, tipo ou data de criação;
• criar um modelo;
• abrir um modelo para visualizar ou editar;
• duplicar um modelo;
• remover um modelo próprio da clínica.

A remoção não apaga definitivamente o modelo: ela o torna inativo. Para reativá-lo, abra a área de modelos inativos, edite o modelo e altere seu status para ativo.

Tipos de modelo

Os tipos disponíveis são:

1. Contrato
2. Aditivo
3. Termo
4. Recibo
5. Declaração
6. Autorização
7. Outro

O tipo ajuda a organizar e identificar o documento, mas o conteúdo deve ser conferido pela clínica antes do uso.

Criar ou editar um modelo

O cadastro permite definir:

• nome;
• descrição;
• tipo;
• status ativo ou inativo;
• necessidade de assinatura;
• conteúdo do documento;
• margens, orientação e tamanho do papel;
• tamanho da fonte;
• cabeçalho, logotipo e rodapé;
• numeração de páginas.

O editor possui áreas para editar o conteúdo, configurar o layout e conferir a prévia. Também permite gerar um PDF de exemplo antes de salvar ou colocar o modelo em uso.

Usar um contrato próprio para outros serviços

Você pode criar contratos para os serviços oferecidos pela clínica, inclusive serviços além do Emagrecentro. O conteúdo do modelo pode ser personalizado.

1. Acesse Assinaturas → Modelos de documentos → Novo Modelo.
2. Escolha o tipo Contrato e dê um nome que identifique seu modelo.
3. No conteúdo do documento, adapte o texto inicial ou substitua-o pelo texto do contrato que você já utiliza.
4. Mantenha as cláusulas fixas e substitua os espaços de nome, documento, serviços e valores pelas variáveis correspondentes. Posicione o cursor no local desejado e escolha a variável no painel Variáveis do documento.
5. Confira a prévia e salve o modelo.

Se seu contrato está em PDF ou Word: copie o texto e cole no conteúdo do editor. Esse procedimento aproveita o texto; não importa o arquivo como um modelo editável nem cria as variáveis automaticamente. Revise a formatação após colar. Se o PDF for uma imagem e não permitir selecionar o texto, use uma versão em texto ou transcreva o conteúdo.

Exemplo: do texto próprio ao contrato preenchido

Se o seu documento tem espaços para preencher:

Contratante: ____________________
Serviços contratados: ____________________
Valor final: ____________________

Substitua esses espaços pelas variáveis no editor:

Contratante: {cliente_nome}
Serviços contratados: {descricao_servicos}
Valor final: {venda_valor_final}

Ao gerar o documento de uma venda, o resultado será semelhante a este exemplo fictício, usando os dados do cliente e os itens daquela venda:

Contratante: Maria Silva
Serviços contratados: Criolipólise
Valor final: R$ 500,00

O nome do serviço vem da venda: não precisa ficar escrito como texto fixo no modelo. A prévia do editor de modelos usa dados de exemplo. Para conferir os dados reais, abra Documentos na venda, escolha o modelo e confira o Preview antes de clicar em Gerar PDF.

Não consigo ajustar as variáveis

Clique no conteúdo do documento, no ponto em que o dado deve aparecer, e insira a variável pelo painel. Para trocar uma variável, remova a anterior e insira a correta; não substitua a variável pelo dado de um paciente no modelo reutilizável.

Se o modelo tiver o cadeado Franquia, use Duplicar e edite a cópia. Se ainda não conseguir, informe ao suporte a unidade, o nome do modelo, a variável e em qual etapa a dificuldade ocorre: inserir, salvar ou gerar o documento.

Variáveis do documento

Use as variáveis disponíveis no editor para preencher automaticamente informações do cliente, da clínica, da venda e dos serviços no momento da geração.

Evite digitar dados reais de clientes diretamente no modelo. O modelo deve conter o texto padrão e as variáveis adequadas para cada informação pessoal ou financeira.

O sistema avisa quando encontra uma variável desconhecida. Uma variável com sintaxe malformada impede o salvamento até ser corrigida. Sempre confira a lista de validações e a prévia antes de usar o modelo.

Lista de variáveis e onde colocar

Posicione o cursor no conteúdo e escolha a variável no painel Variáveis do documento, ou digite seu nome entre chaves. O dado aparece exatamente nessa posição; você pode usar a mesma variável em mais de um trecho.

Variáveis	O que preenchem e onde usar
{cliente_nome}, {cliente_primeiro_nome}	Nome completo ou primeiro nome, na identificação do contratante.
{cliente_cpf}, {cliente_rg}	Documentos do paciente, junto à identificação.
{cliente_data_nascimento}	Data de nascimento, na qualificação do paciente.
{cliente_email}, {cliente_telefone}	Contatos do paciente.
{cliente_endereco}	Endereço completo, na qualificação do contratante.
{cliente_rua}, {cliente_numero}, {cliente_complemento}, {cliente_bairro}, {cliente_cidade}, {cliente_estado}, {cliente_cep}	Partes do endereço, se preferir distribuí-las pelo texto.
{clinica_razao_social}, {clinica_nome_fantasia}, {clinica_cnpj}	Identificação da clínica contratada.
{clinica_telefone}, {clinica_email}	Contatos da clínica.
{clinica_endereco}, {clinica_cidade}, {clinica_estado}	Endereço completo ou localização da clínica.
{clinica_logo_url}	Endereço da imagem do logotipo; inserir no texto exibe a URL. Para mostrar a imagem no cabeçalho, use a configuração de logotipo do modelo.
{venda_numero}	Identificação da venda, no título ou na referência do contrato.
{venda_data}, {venda_data_hora}, {venda_data_extenso}	Data da venda, data com hora ou data por extenso, no trecho sobre a contratação.
{venda_valor_total}, {venda_valor_desconto}, {venda_valor_final}	Valor bruto, desconto e valor final, na cláusula de valores.
{venda_valor_extenso}, {venda_saldo_pendente}	Valor final por extenso e saldo em aberto, na cláusula financeira.
{venda_observacoes}	Observações registradas na venda, no trecho escolhido para observações ou condições adicionais.
{vendedor_nome}	Nome do vendedor, na identificação do atendimento.
{descricao_servicos}, {lista_itens}	Descrição dos serviços ou lista dos itens, no objeto do contrato.
{tabela_servicos}, {tabela_itens}	Tabelas dos serviços ou dos itens, em um parágrafo próprio após a apresentação do que foi contratado.
{tabela_pacotes_detalhados}	Nome de cada pacote e seus serviços incluídos, com quantidades totais e sem preços individuais. Use em um parágrafo próprio.
{tabela_rescisao_servicos}	Tabela de serviços para rescisão, no trecho correspondente do documento.
{pagamento_forma}, {pagamento_parcelas}, {pagamento_valor_parcela}, {pagamento_primeiro_vencimento}	Forma, quantidade de parcelas, valor da primeira parcela e primeiro vencimento da primeira forma de pagamento registrada.
{pagamento_descricao}, {tabela_pagamento}	Descrição dos pagamentos ou tabela, na cláusula de pagamento. Prefira estas opções para apresentar múltiplas formas de pagamento; coloque a tabela em um parágrafo próprio.
{documento_numero}	Número do documento, no título ou na identificação.
{data_atual}, {data_hora_atual}, {data_atual_extenso}	Data de geração, com hora ou por extenso, no fechamento do documento.
{cidade_data}	Cidade e data por extenso, normalmente antes das assinaturas.

As informações precisam estar preenchidas no cadastro ou na venda para aparecer no contrato. Confira sempre a prévia com os dados reais da venda.

Mostrar os serviços incluídos em um pacote

Use {tabela_pacotes_detalhados} para mostrar o nome de cada pacote e, logo abaixo, os serviços que fazem parte dele.

1. Acesse Assinaturas → Modelos de documentos e edite o modelo usado. Se o modelo tiver o cadeado Franquia, duplique e edite a cópia.
2. Posicione o cursor no trecho que descreve os pacotes contratados.
3. Insira Pacotes e serviços incluídos pelo painel de variáveis, em um parágrafo próprio: {tabela_pacotes_detalhados}.
4. Salve o modelo e confira o documento gerado a partir da venda.

A tabela mostra as quantidades totais contratadas. Por exemplo, se foram vendidos 2 pacotes com 3 sessões de Endermoterapia em cada um, aparecem 6 sessões abaixo desse pacote. Pacotes diferentes permanecem separados, mesmo que incluam serviços iguais.

Essa tabela não mostra preços individuais nem serviços ou produtos vendidos avulsos. Em uma venda mista, mantenha também {tabela_itens} ou {tabela_servicos} para apresentar todos os itens, e use {venda_valor_final} para o valor negociado. A tabela de rescisão tem outra finalidade: apresenta os valores avulsos dos serviços.

Se aparecer “Composição não disponível”, confira a composição registrada para o pacote daquela venda. Nas vendas antigas sem composição registrada, o sistema usa o cadastro atual do pacote, que pode ter sido alterado desde a contratação. Quando não há pacotes, aparece “Nenhum pacote nesta venda”. A variável exige um documento vinculado a uma venda.

A inclusão é feita no modelo escolhido; contratos já gerados não são alterados.

A observação da venda não aparece no contrato

A observação só aparece se o modelo contiver {venda_observacoes}. Ela não é acrescentada automaticamente ao final do contrato: sai no ponto onde você inserir a variável.

1. Confira se a observação está preenchida na venda.

2. Acesse Assinaturas → Modelos de documentos e edite o modelo usado. Se ele tiver o cadeado Franquia, duplique e edite a cópia.

3. No conteúdo, posicione o cursor onde deseja mostrar a observação, por exemplo depois dos serviços ou antes das assinaturas, e insira:

   Observações da venda: {venda_observacoes}

4. Salve o modelo. Na venda, abra Documentos, selecione o modelo ajustado, confira o Preview e gere um novo PDF.

Alterar o modelo não atualiza um PDF já gerado. Se a observação continuar faltando, confira se escolheu o modelo ajustado e se a venda tem o texto salvo.

Venda com valor zero: como gerar e imprimir o contrato

Uma venda de R$ 0,00 pode ter contrato. Use Lista de vendas → Gerar contrato; na interface atual, esse fluxo fica no botão Documentos da venda:

1. Abra a lista de vendas e localize a venda já finalizada.
2. Clique no ícone Documentos da linha da venda.
3. Se abrir o histórico de documentos, vá para Gerar Novo.
4. Escolha o modelo de contrato e clique em Preview para conferir os dados, inclusive o valor zero e as observações.
5. Clique em Gerar PDF e abra o PDF para imprimir.

O valor zero não impede a geração. A venda precisa estar finalizada e a funcionalidade de geração de documentos deve estar ativa para a clínica. Se o sistema solicitar dados obrigatórios do paciente, complete-os antes de gerar. Se ainda não conseguir, informe ao suporte a unidade, a venda, o modelo e a mensagem exibida.

Duplicação

A ação Duplicar cria uma cópia ativa e abre o novo modelo para edição. Use-a quando precisar criar uma variação sem modificar o original.

Modelos da franquia

Os modelos disponibilizados pela franquia aparecem com um cadeado e são somente para leitura na clínica. Eles não podem ser editados nem removidos localmente, mas podem ser duplicados. A cópia pertence à clínica e pode ser ajustada conforme as permissões aplicáveis.

Histórico e restauração

Ao salvar um modelo, o sistema mantém versões e uma trilha das alterações realizadas. Em um modelo próprio da clínica, é possível selecionar uma versão anterior para restaurá-la.

Antes de restaurar, confira a versão e a data: a restauração substitui o conteúdo e as configurações atuais do modelo. Documentos que já foram gerados não devem ser usados como prévia do modelo restaurado; gere e confira uma nova prévia.

Modelos podem conter cláusulas jurídicas e dados sensíveis quando preenchidos. Restrinja a permissão de gerenciamento às pessoas responsáveis e revise conteúdo, variáveis e layout antes de gerar documentos para clientes.