Relatório de Ocupação da Agenda: capacidade, ocupação e ociosidade

O relatório de Ocupação da Agenda ajuda a comparar a capacidade disponível dos profissionais com o tempo reservado e o tempo efetivamente ocupado pelos atendimentos.

Ele usa os dados de ocupação consolidados pela clínica. Por isso, um período sem dados consolidados pode aparecer vazio mesmo que existam agendamentos na agenda operacional.

Como acessar

No menu do CRM, acesse Relatórios → Agenda → Ocupação da Agenda.

É necessário ter a permissão de Ocupação da Agenda e acesso à funcionalidade de relatórios.

Escolha do período

O período inicial vai do primeiro dia do mês atual até hoje. Para consultar outras datas, altere o intervalo e clique em Pesquisar.

Também é possível pesquisar um profissional pelo nome. Essa busca filtra a tabela e os dados exportados, mas não altera os cartões nem o gráfico geral do período.

Indicadores

• Ocupação real: percentual das horas disponíveis que foram efetivamente ocupadas. Abaixo do percentual, aparece o total de horas ocupadas.
• Ocupação agendada: percentual das horas disponíveis que estavam reservadas na agenda. Abaixo do percentual, aparece o total de horas agendadas.
• Ociosidade: percentual das horas disponíveis que não foram agendadas. Abaixo do percentual, aparece o total correspondente de horas ociosas.
• Horas perdidas: diferença entre as horas agendadas e as horas efetivamente ocupadas, acompanhada da quantidade de faltas.

Em termos práticos:

• ocupação agendada = tempo agendado ÷ tempo disponível;
• ocupação real = tempo ocupado ÷ tempo disponível;
• ociosidade = tempo disponível sem agendamento;
• taxa de comparecimento = agendamentos que compareceram ÷ agendamentos não cancelados.

Evolução diária

Quando há dados de mais de um dia, o gráfico compara diariamente:

• a ocupação agendada;
• a ocupação real.

Uma distância grande entre as duas linhas pode indicar faltas ou horários reservados que não resultaram em atendimento efetivo.

Ocupação por profissional

A tabela apresenta uma linha por profissional, com:

• nome e quantidade de dias trabalhados;
• horas disponíveis;
• ocupação agendada, com percentual e horas;
• ocupação real, com percentual e horas;
• taxa de comparecimento;
• ociosidade, com percentual e horas;
• total de agendamentos, comparecimentos, faltas e cancelamentos.

As classificações visuais de desempenho facilitam a identificação de resultados excelentes, bons ou que merecem atenção.

É possível ordenar a tabela por nome, horas disponíveis, ocupação agendada, ocupação real, comparecimento ou ociosidade.

Exportar e imprimir

• Exportar: gera um arquivo CSV com todos os profissionais visíveis após a busca, incluindo horas, taxas e quantidades de agendamentos.
• Imprimir: gera a versão formatada do relatório com o resumo e a tabela filtrada.

Os dois botões ficam indisponíveis quando não há profissionais na listagem.

Como interpretar

• Ocupação agendada alta e ocupação real baixa: muitos horários foram reservados, mas parte deles não se transformou em atendimento.
• Ocupação agendada baixa: pode haver capacidade disponível que ainda não foi preenchida.
• Comparecimento baixo: vale analisar faltas e a rotina de confirmação dos agendamentos.
• Ociosidade alta: indica disponibilidade sem reserva, não necessariamente ausência do profissional.