Como cadastrar um cliente: dados pessoais, contato, endereço, tags e foto

Um cliente no North Clinic CRM é, na prática, um lead que já comprou alguma coisa — a partir da primeira venda (ou quando você marca “Comprou” na avaliação), o lead vira cliente e ganha uma ficha completa. Este guia mostra como cadastrar o lead (que vai virar cliente) e como completar o cadastro dele.

Os três caminhos para cadastrar

Você pode criar o lead (pré-cliente) de três formas:

1. Pelo PDV, na hora de vender

No campo Cliente do PDV, digite o nome. Se o sistema não encontrar, aparece o botão + Novo cliente — abre o modal de cadastro já com o nome pré-preenchido. Termine o cadastro, salve, e o lead vira cliente no exato momento que você finaliza a venda.

É o caminho mais comum no balcão: o paciente chega sem cadastro, você monta a venda e cadastra na mesma hora.

2. Pela agenda, ao marcar a avaliação

Ao criar um agendamento, o campo Cliente tem o mesmo botão + Novo cliente. Você cadastra o lead já com a avaliação agendada — quando o paciente comprar, o lead automaticamente vira cliente.

3. Pelo funil ou pela conversa (lead “frio”)

Quando alguém chega por outro canal (WhatsApp, formulário de landing, Meta Ads, importação) e ainda não comprou nada, o cadastro entra como lead no funil. A ficha do lead é parecida com a do cliente, mas o status é “lead” (não “cliente”) e algumas abas da ficha (Vendas, Créditos, Cashback) ficam vazias.

O cadastro passa a aparecer como cliente quando uma compra é registrada ou quando a equipe usa uma ação própria de conversão, quando disponível. Veja Como o lead vira cliente.

Os campos do cadastro

A aba Cadastro organiza dados pessoais, contato, endereço, observações e origem. Foto, interesses e tags ficam no cabeçalho da ficha. Quanto mais completo o cadastro, melhor será o contexto para a equipe.

1. Dados pessoais

Campo	Obrigatório?	Pra quê serve
Nome completo	Sim	Como o cliente aparece na agenda, fichas, relatórios
CPF	Não (mas recomendado)	Identificação e uso fiscal quando exigido pela operação
RG, órgão emissor e data de emissão	Não	Identificação complementar
Data de nascimento	Não	Aniversariantes do mês, mensagens de parabéns automáticas
Sexo	Não	Relatórios demográficos, anamnese
Profissão	Não	Contexto social, campanhas segmentadas

Os campos exigidos podem variar conforme o ponto de entrada e a configuração da operação. Na ficha, preencha CPF e demais dados fiscais conforme as regras do emissor utilizado pela clínica.

2. Contato

Campo	Obrigatório?	Pra quê serve
Telefone	Recomendado	Como o CRM identifica conversas, envia mensagens e confirma agendamentos
E-mail	Não	Campanhas de e-mail, NF-e, recibos

O telefone é o identificador mais importante: é por ele que o WhatsApp bate o lead com a conversa existente. Sem telefone válido, o sistema não consegue disparar confirmações, pesquisas de satisfação ou qualquer automação.

3. Endereço

Os campos de endereço são opcionais, mas o CEP acelera o preenchimento (preenchimento automático via busca de CEP):

• CEP — busca o endereço completo automaticamente.
• Rua — preenchida via CEP, editável.
• Número — obrigatório se o CEP foi preenchido.
• Complemento — opcional (ex.: Apto 42, Sala 5).
• Bairro — preenchido via CEP.
• Cidade — preenchida via CEP.
• Estado (UF) — preenchido via CEP.

Endereço é usado para NFS-e e para campanhas geolocalizadas (ex.: “pacientes do bairro X”). Se você não usa nenhum dos dois, pode deixar em branco.

4. Observações e origem

A área Observações possui dois históricos independentes:

• Informações complementares: observações gerais do lead ou cliente. É o mesmo histórico exibido em Conversas, por isso a nota registrada no cadastro também aparece durante o atendimento e vice-versa.
• Observações da psicóloga: registros específicos da psicologia, separados das observações gerais.

Digite a nota no campo correto e use o botão de envio ou Ctrl + Enter (Command + Enter no macOS). A nota é salva na hora, separadamente do botão Salvar do formulário. Cada registro mantém seu autor e sua data; o autor pode editar ou excluir o que registrou.

Na migração do sistema anterior, as observações gerais e da psicóloga são importadas para seus respectivos históricos. Elas aparecem identificadas como originadas no legado e ficam disponíveis para consulta. Como o sistema anterior nem sempre registra uma data própria para a observação, nesses casos o CRM mostra Data original não disponível, sem atribuir uma data incorreta.

A seção Origem registra o contexto de aquisição do cliente, como origem, campanha, primeiro contato e indicação.

5. Tags

Tags são etiquetas livres que a clínica cria e gerencia (geralmente em Configurações → Tags). Use para segmentar:

• “VIP” / “Premium”
• “Pós-cirúrgico”
• “Acima do peso”
• “Plano empresa X”
• “Aniversariante do mês” (se quiser manual)

Você pode colocar várias tags por cliente. Cada tag fica disponível no cabeçalho da ficha. Nem toda tela oferece filtro por tag.

Tags são diferentes de interesses (abaixo): tags são características do paciente; interesses são serviços que ele demonstrou querer.

6. Interesses

Interesses são as áreas ou temas que o lead ou cliente demonstrou querer. Eles podem ser informados manualmente ou por fluxos de captação configurados. Use para:

• Priorizar follow-up (lead interessado em X = falar de X).
• Segmentar campanhas por procedimento.
• Alimentar o relatório “Interesses” da clínica.

As áreas são configuradas em Leads → Cadastros → Áreas de interesse. Interesse não comprova uma compra. Para saber o que foi adquirido, consulte a Carteira comprada no cabeçalho da ficha.

7. Foto

A foto do cliente é opcional, mas muito recomendada. A imagem é vinculada ao lead (não ao cliente), então se o mesmo número de WhatsApp voltar como outro lead, a foto sincroniza. Ajuda muito no atendimento visual (recepção reconhece o paciente na próxima visita).

Para alterar, clique na foto ou nas iniciais do cabeçalho da ficha. Se já houver uma foto, clique em Trocar foto. O sistema oferece duas opções:

1. Enviar uma imagem já salva no computador; ou
2. Tirar foto agora usando a webcam conectada.

Na captura pela webcam, permita o acesso solicitado pelo navegador, centralize o rosto dentro do círculo e clique em Capturar foto. Confira a prévia antes de selecionar Salvar foto. O X sobre a prévia descarta a captura para que você possa tentar novamente.

Se o navegador não conseguir acessar a câmera, verifique a permissão do site, confirme que a webcam está conectada e feche outros programas que possam estar usando-a. Você pode voltar e enviar um arquivo normalmente.

Onde editar o cadastro depois

A aba Cadastro da ficha do cliente (veja Ficha do cliente) é onde você edita todos esses campos depois do cadastro inicial. Para salvar, basta clicar em Salvar no fim do formulário.

Atenção: o nome pode ser editado inline (clicando no lápis ao lado do nome no cabeçalho), sem abrir a aba Cadastro inteira. Útil para correção rápida de digitação.

Validações automáticas

• CPF — se preenchido, é validado pelo algoritmo (dígitos verificadores). CPFs inválidos são recusados.
• Duplicidade por telefone — ao editar um telefone já usado na mesma clínica, o sistema pede que você confirme se é a mesma pessoa ou se são pessoas diferentes que compartilham o número. O CPF ajuda a conferir os dados, mas não substitui essa confirmação.
• E-mail — formato é validado; e-mails malformados são recusados.
• CEP — quando localizado, ajuda a preencher o endereço automaticamente.

Mesclar clientes duplicados

Quando dois cadastros do mesmo paciente existem (ex.: cadastrado pela recepção em um dia, pelo WhatsApp em outro), você pode mesclar pela ficha:

1. Abra a ficha do cadastro que deve permanecer.
2. No menu de ações (três pontos), escolha Unificar com outro cadastro.
3. Busque a outra ficha pelo nome ou telefone e confira o resumo dos dois cadastros.
4. Confirme — o sistema unifica conversas, agendamentos, vendas e financeiro no cadastro aberto e marca o outro como excluído.

O mesmo aviso aparece quando você altera o telefone na aba Cadastro e o número já está ligado a outra ficha.

Quando duas pessoas usam o mesmo telefone

Não mescle mãe e filha, casal ou dependentes que sejam pessoas diferentes. Na comparação, escolha São pessoas diferentes. As duas fichas serão preservadas e receberão a indicação Telefone compartilhado. Uma delas fica definida como principal para a conversa do WhatsApp; o badge na ficha e na conversa avisa a equipe sobre as outras pessoas vinculadas ao mesmo número.

A mesclagem é permanente e registrada no histórico de auditoria. Faça com cuidado — não dá pra “desmesclar”.

Permissões

• Criar lead/cliente: depende das permissões do fluxo utilizado.
• Editar cadastro completo: permissão clientes.editar.
• Editar nome (inline): mesma permissão.
• Unificar cadastros ou confirmar telefone compartilhado: permissão clientes.editar.
• Bloquear agendamentos: depende da autorização configurada para o usuário.
• Transferir para outra unidade: exige a permissão leads.transferir_clinica nas duas unidades. Veja Como transferir um cliente para outra unidade.

Boas práticas

• Sempre peça o telefone. Sem telefone, você perde o canal principal de comunicação (confirmação, pesquisa, NPS).
• Cadastre o CPF quando necessário, conferindo as exigências fiscais da clínica e do município.
• Use tags com moderação. 3-5 tags bem definidas por cliente é melhor que 20 tags confusas.
• Confirme o nome completo. O sistema usa o nome em mensagens automáticas, no WhatsApp, em relatórios. Apelido entra como tag, não como nome.
• Tire foto no primeiro atendimento. É 30 segundos que economiza tempo da recepção nas próximas visitas.

Perguntas rápidas

Esqueci de cadastrar o cliente e já fiz a venda. Vá em Clientes → Lista, busque pelo nome ou telefone. Se não achar, o sistema provavelmente criou o lead automaticamente no PDV — procure pelo telefone que usou na venda.

O cliente diz que já é cadastrado, mas não acho. Pode ser cadastro em outra clínica da rede (se você tem franquias) ou cadastro com número de telefone ligeiramente diferente (com/sem 9, com/sem DDD). Tente buscar pelo nome completo, depois pelo CPF, depois pelo e-mail.

CPF duplicado, e agora? Confira se as fichas são da mesma pessoa. Se forem, abra a ficha que deve permanecer e use Unificar com outro cadastro. Se forem pessoas diferentes, não unifique apenas por causa do CPF ou telefone: corrija o dado incorreto ou confirme o telefone compartilhado.

Posso cadastrar sem telefone? Pode, mas o cliente fica sem confirmação de agendamento, sem pesquisa de satisfação, sem disparo de campanha. Vale pedir o telefone antes de fechar o cadastro.

Como remover uma tag errada? Na ficha, no gerenciador de tags do cabeçalho, clique no × da tag. Remove na hora.

O cliente mudou para outra unidade da rede. Preciso cadastrá-lo novamente? Não. Use Transferir clínica no menu de ações da ficha. O North transfere o cadastro, o dossiê e os créditos disponíveis, preservando as vendas na origem. Veja o passo a passo completo.

Precisa de ajuda para configurar tags/interesses da clínica ou treinar a equipe no fluxo de cadastro? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente ajuda a montar e treina junto.