Notas fiscais de compra: importar a NF-e do fornecedor - Ajuda

Toda vez que um fornecedor vende para a clínica, ele emite uma NF-e de entrada contra o seu CNPJ. O CRM recebe essas notas automaticamente e deixa você transformá-las, em poucos cliques, em:

um fornecedor cadastrado (se ainda não existir);
uma conta a pagar com as parcelas da nota;
uma entrada de estoque já com o custo de cada produto;
o vínculo entre o item da nota e o seu produto (que ainda enriquece o cadastro com NCM, código de barras e último custo).

Tudo sem redigitar nada — os dados vêm da própria nota.

Nota fiscal integrada: a entrada de NF-e usa a mesma integração fiscal da emissão (a “nota fiscal integrada”). Se a emissão de notas já está configurada na clínica, o recebimento aproveita o mesmo certificado.

Onde fica

Vendas → Compras → Notas Fiscais de Compra.

A tela é a sua caixa de entrada de notas de fornecedor: mostra as notas que chegaram e o que fazer com cada uma.

Antes de começar (pré-requisitos)

Certificado digital ativo — o mesmo certificado A1 usado para emitir notas. Sem ele, a tela exibe o aviso “Certificado Digital necessário” e não libera a importação. Configure em Minha Empresa → Nota Fiscal → Certificado.
Recebimento habilitado — o recebimento de NF-e precisa estar ligado para o seu CNPJ na integração fiscal. Isso é ativado pela equipe North / franqueadora. Se a clínica emite notas mas nenhuma nota de compra aparece, fale com o suporte para confirmar que o recebimento está ligado.

Como as notas chegam até você

Você não precisa buscar nota por nota. O CRM cuida disso de três formas:

Em tempo real — assim que o fornecedor emite a nota contra o seu CNPJ, a integração avisa o sistema e a nota aparece na lista;
Sincronização automática — de tempos em tempos o sistema varre as notas novas (o rodapé da tela mostra “Sincronização automática ligada · a cada Xh” e “Última consulta: há N min”);
Manual — o botão Sincronizar agora força uma busca na hora. A lista se atualiza sozinha em seguida.

Adicionar uma nota manualmente

Quando você já tem a nota em mãos e ela ainda não apareceu, use Adicionar nota:

Importar arquivo XML — arraste ou cole o XML que o fornecedor enviou;
Buscar por chave — informe a chave de acesso de 44 dígitos (que vem no DANFE/e-mail do fornecedor). O sistema avisa se a nota já foi importada.

As abas da tela

Aba	O que mostra
A importar	A fila de decisão: notas que chegaram e ainda esperam você importar ou recusar. É por aqui que você começa
Importadas	Notas já convertidas em compra (fornecedor + conta a pagar + estoque)
Recusadas	Notas em que você recusou a operação (veja Recusar)
Canceladas	Notas que o fornecedor cancelou
Erros	Notas que falharam ao importar — abra para ver o motivo
Todas	Tudo, sem filtro de situação

A importar e Erros são caixas de entrada (mostram tudo, independente do mês). As demais respeitam o navegador de mês no topo.

O bloco de resumo no topo traz o contador de A importar e os atalhos clicáveis Importada, Recusada e Com erro.

Decidir o que fazer com cada nota

Na aba A importar, cada nota traz duas decisões possíveis:

Importar (gerar a compra)

Clique em Importar para abrir o assistente de compra (detalhado abaixo). Importar é o aceite fiscal da nota — ao concluir, o sistema registra automaticamente a Ciência da operação junto à SEFAZ.

Recusar

Se a nota não é sua ou a operação não aconteceu, use Recusar. Escolha o motivo:

Desconheço a operação — a nota foi emitida contra o seu CNPJ, mas você não reconhece a compra;
A operação não foi realizada — a compra foi cancelada/não se concretizou.

A justificativa é obrigatória (mínimo de 15 caracteres). Dá para recusar várias de uma vez: marque as notas na lista e use Recusar selecionadas.

Recusar é uma manifestação oficial enviada à SEFAZ — use quando a nota realmente não corresponde a uma compra da clínica. Se você só quer tirar a nota da lista sem manifestar, use Ignorar nesta lista.

O assistente de compra, passo a passo

Ao clicar em Importar, abre um assistente de 4 passos.

”Liberando os itens da nota…”

Às vezes a nota chega apenas como resumo (sem a lista de itens). O assistente mostra o card “Liberando os itens da nota na SEFAZ…” e busca o conteúdo completo automaticamente. Isso depende da SEFAZ e normalmente leva de alguns minutos — em casos raros, mais tempo. Você pode fechar e voltar depois, ou clicar em Tentar agora. Os passos abaixo aparecem quando os itens são liberados.

Passo 1 — Natureza da compra

Escolha o tipo da operação, que define o comportamento padrão do estoque:

Natureza	Movimenta estoque?
Compra para revenda	Sim
Industrialização	Sim
Uso e consumo (materiais internos)	Não
Ativo imobilizado (equipamentos)	Não
Outros	Não

Você ainda pode marcar/desmarcar a entrada de estoque item a item no passo 3 — a natureza só define o padrão.

Passo 2 — Fornecedor e pagamento

Fornecedor: o sistema identifica pelo CNPJ da nota. Se já existe, mostra “Fornecedor já cadastrado” e vincula; se não, oferece “Cadastrar com os dados da NF-e”. Você pode trocar, buscar outro ou optar por não vincular.
Pagamento: marque Gerar conta a pagar para lançar no financeiro. As parcelas já vêm preenchidas com os vencimentos e valores declarados na nota (as “duplicatas”). Você pode:
- dividir com os atalhos À vista / 2x / 3x / 6x / 12x;
- ajustar vencimento, valor e forma de pagamento de cada parcela;
- usar Quebrar em 2 para uma parcela paga em duas formas (pagamento misto);
- marcar Já foi pago quando a compra já foi quitada.

Passo 3 — Produtos (o “de-para”)

Para cada item da nota, diga a qual produto do seu cadastro ele corresponde:

Encontrado — o sistema já casou o item com um produto pelo código de barras (EAN). É só conferir;
Buscar — vincule manualmente a um produto que já existe;
Novo — cadastre um produto novo, já pré-preenchido com os dados da nota (nome, NCM, EAN, custo).

Por item você também define:

Dar entrada no estoque — marque para somar ao saldo (o padrão vem da natureza do passo 1);
Fator de conversão de unidade — quando o fornecedor vende em uma unidade diferente da que você controla. Ex.: a nota traz 1 caixa e você controla em unidades → fator 12 faz entrar 12 no estoque, com o custo unitário ajustado.

O vínculo item↔produto fica salvo para a próxima vez, e o cadastro do produto é enriquecido com o NCM e o código de barras da nota (quando estavam vazios) e o último custo — o que ajuda, inclusive, na emissão da NFC-e desse produto.

Passo 4 — Concluir

Um resumo com Natureza / Fornecedor / Pagamento e os custos acessórios editáveis (Frete, Seguro, Desconto, Outros). O Total da compra é recalculado na hora. Clique em Confirmar importação.

O que a importação cria

Ao confirmar, em segundos a nota vira uma compra completa:

Fornecedor cadastrado/vinculado;
Conta a pagar com as parcelas (aparece no Financeiro → Contas a pagar);
Entrada de estoque dos itens marcados, com custo médio recalculado e lote/validade quando informados;
Manifestação de Confirmação registrada na SEFAZ.

A nota sai de A importar e passa para Importadas, com o toast “Compra gerada com sucesso!”.

Depois de importar

Na nota já importada você ainda tem:

Desfazer importação — reverte a compra (conta a pagar e entrada de estoque) se algo saiu errado;
Corrigir conversão — reajusta o fator de unidade de um item sem refazer tudo.

Essas ações exigem permissão de processar compras (nfe_compras.processar).

Problemas comuns

Situação	O que fazer
Nenhuma nota de compra aparece	Confirme com o suporte se o recebimento de NF-e está habilitado para o CNPJ. Use Sincronizar agora para forçar uma busca
A nota aparece, mas “Liberando os itens…” não sai	O XML completo depende da SEFAZ e pode demorar. Feche e volte mais tarde, ou clique em Tentar agora
O produto da nota não bate com o meu	No passo 3, use Buscar para vincular ao produto certo, ou Novo para criar. O código de barras interno “inventado” não casa com o EAN da nota
A quantidade entrou errada no estoque	Provável diferença de unidade — ajuste o fator de conversão (ou use Corrigir conversão depois)
Comprei material de uso interno e não quero mexer no estoque	Escolha a natureza Uso e consumo (ou desmarque Dar entrada no estoque no item)
Nota que não é minha	Recusar com o motivo adequado

Travou em uma nota que não importa nem some da lista? Chame o suporte no WhatsApp com a chave de acesso (44 dígitos) — a gente olha o retorno da SEFAZ e destrava com você.

Veja também: Controle de estoque · Notas fiscais: do cadastro à emissão