Autoatendimento: configurar e usar o totem da clínica

O Autoatendimento é um módulo separado do CRM principal, preparado para ficar aberto em um tablet, totem, TV ou monitor na recepção. Embora tenha endereço e login próprios, ele usa os dados da mesma clínica e registra suas ações no CRM.

Em resumo:

a equipe configura o módulo dentro do CRM;
o paciente usa o aplicativo de autoatendimento;
o módulo consulta clientes e agendamentos da clínica;
check-in, checkout, assinatura e avaliação voltam para o CRM.

Configurar no CRM principal

No CRM, acesse Configurações → Minha Empresa → Autoatendimento. O acesso à tela Minha Empresa exige a permissão config.geral.

Nessa aba você encontra o link e o QR Code para abrir o módulo separado e pode configurar:

coleta de assinatura digital no encerramento do atendimento;
pesquisa de satisfação (NPS) no encerramento;
check-in digitando o CPF no totem;
leitura, pela câmera do totem, do QR Code apresentado pelo paciente;
QR Code fixo para o paciente escanear na recepção;
link de check-in enviado pelo WhatsApp;
tolerância, em minutos, antes e depois do horário agendado;
usuário e senha próprios do totem;
PIN de quatro dígitos para a equipe sair do autocadastro ou trocar o fluxo.

O usuário do totem deve ser exclusivo da clínica. Depois de alterar as opções, clique em Salvar Autoatendimento. As opções de check-in, assinatura e NPS são consultadas novamente pelo módulo, por isso mudanças salvas podem aparecer sem que seja necessário fazer um novo login no tablet.

Preparar o equipamento

Na aba Autoatendimento, copie o Link do totem, clique em Abrir totem ou leia o QR Code com o tablet.
No aplicativo separado, informe o usuário e a senha configurados no CRM.
Escolha o fluxo que aquele equipamento exibirá.
Mantenha a página aberta na recepção. O login não é solicitado novamente a cada paciente.

O equipamento precisa de acesso à internet. A leitura de QR Code pela câmera também depende de uma câmera disponível e autorizada no navegador.

O acesso fica salvo no próprio equipamento por até 90 dias e é renovado automaticamente, inclusive quando a tela apaga ou o navegador fica suspenso. Será necessário entrar novamente se alguém sair pelo próprio totem, se a equipe revogar o dispositivo no CRM, se a senha do autoatendimento for alterada ou se a autorização completar 90 dias.

Fluxos disponíveis no aplicativo

Totem de autoatendimento

O paciente se identifica por CPF e, quando habilitado, por QR Code. O módulo procura os agendamentos do dia e aplica a tolerância configurada.

Se houver um agendamento pendente dentro da janela permitida, sua situação na agenda muda para Chegou. O módulo também informa quando o CPF não foi encontrado, não existe agendamento no dia, o horário ainda está fora da janela ou os atendimentos já foram concluídos.

Quando o paciente volta ao totem com um atendimento em andamento, o módulo abre o checkout. Conforme a configuração da clínica, essa etapa pode solicitar assinatura digital, nota de NPS e comentário. Ao concluir, o agendamento é marcado como comparecimento no CRM. O NPS também pode aparecer no módulo de Pesquisa de Satisfação quando houver uma pesquisa ativa com gatilho de totem.

Coleta de dados cadastrais e anamnese

O paciente confirma o CPF e a data de nascimento já cadastrados. É necessário ter agendamento elegível para o dia. Depois, revisa seus dados e responde à ficha de anamnese configurada pela clínica. Não há lista pública de pacientes.

Ao salvar, os dados cadastrais e a anamnese são enviados ao CRM. Para impedir que um paciente troque o uso do equipamento, a equipe pode configurar o PIN de segurança.

Atualizar cadastro quando falta CPF

Na aba Autoatendimento, copie o Link de atualização cadastral dos pacientes e compartilhe com o paciente. Esse link é da clínica: não contém dados de uma pessoa e pode ser usado mesmo sem agendamento no dia.

O paciente informa seu telefone com DDD, já cadastrado na clínica.
Se houver um único cadastro para o número, recebe um código pelo WhatsApp conectado da clínica. O código vale por dez minutos e aceita até cinco tentativas. Para solicitar outro, deve aguardar pelo menos um minuto.
Depois de confirmar o código, confere o nome, preenche o CPF ausente e atualiza nascimento, e-mail e endereço.
Ao salvar, o cadastro existente é atualizado. Agendamentos, compras e histórico permanecem vinculados à mesma pessoa.

Também é possível começar pelo botão Meu CPF não está cadastrado / atualizar meus dados, no totem. Após salvar, use Voltar ao atendimento para realizar o check-in normalmente; atualizar os dados não registra chegada.

O telefone, o nome e um CPF já preenchido precisam ser corrigidos pela equipe. Se o telefone estiver compartilhado entre cadastros, tiver mudado ou o código não chegar, procure a recepção. O canal de WhatsApp da clínica deve estar conectado e permitir o envio; não há envio por SMS neste fluxo.

A confirmação comprova acesso ao telefone, não a titularidade do CPF informado. O formulário não exibe anamnese nem prontuário. O acesso dura quinze minutos e termina ao salvar; a tela é limpa após cinco minutos sem uso. O link de atualização cadastral é diferente do link de check-in descrito abaixo.

QR Code fixo na recepção

Quando essa opção está ativa, o equipamento pode exibir um QR Code grande em uma TV, tablet ou monitor. O paciente lê o código com o próprio celular, abre a página pública da clínica e informa o CPF completo para confirmar a chegada.

Link de check-in pelo WhatsApp

Ao ativar essa opção, use a variável {link_checkin} na mensagem de confirmação do agendamento. O paciente abre o link recebido e apresenta o QR Code ao leitor do totem. O link é relacionado ao agendamento e continua sujeito ao dia e à janela de check-in configurada.

Quando encaminhar o paciente à recepção

Oriente o paciente a procurar a equipe quando:

o CPF não for reconhecido;
não existir agendamento para o dia;
o atendimento estiver fora da janela configurada;
a câmera não conseguir ler o QR Code;
ocorrer erro de conexão ou de salvamento.

Antes de testar novamente, confirme no CRM o CPF do paciente, o horário e a situação do agendamento, além dos métodos ativados em Minha Empresa → Autoatendimento.