Criando e gerenciando agendamentos: do cadastro à remarcação - Ajuda

A agenda é o centro do dia-a-dia da clínica. Este guia cobre o ciclo de vida completo de um agendamento: como abrir o modal de criação, o que cada campo significa, como o sistema se comporta quando você muda o status, e o que fazer quando o paciente não comparece ou desiste.

Criando um agendamento

Há três caminhos para abrir o modal de criação:

Clicar em um horário vazio da agenda.
Clicar no botão + Novo agendamento da barra superior.
No popover de disponibilidade de um profissional, escolher um horário livre.

A grade do popover de disponibilidade já vem filtrada: horários que outro agendamento já ocupa, bloqueios de agenda e horários fora do expediente do profissional não aparecem como opção — só o que realmente cabe.

O modal abre em quatro blocos, na ordem em que o sistema pede:

1. Cliente e profissional

Cliente — busque pelo nome ou telefone. O sistema puxa o cadastro e mostra se já tem crédito para o serviço que você escolher na etapa 3. Se o cliente não existir, crie um lead na hora pelo botão + Novo cliente do próprio campo.
Profissional — lista apenas profissionais habilitados para o serviço escolhido (na etapa 3). Você pode filtrar por profissional habilitado para aquele serviço; o modal restringe a lista automaticamente.
Agendado por — quem fez o agendamento (recepção, profissional, etc.). Fica registrado no histórico.

Dica: na ficha do cliente, em Ações, você também tem + Novo agendamento já com o cliente pré-preenchido.

2. Data, hora e duração

Data — por padrão, o dia que você clicou na agenda; pode ser alterada.
Hora inicial — clique no horário que quer reservar. A duração vem do serviço (etapa 3) e o sistema calcula a hora final sozinha.
Recorrência — se for um pacote semanal, ative a recorrência e escolha: quantas repetições, em quais dias da semana, e se vale “para sempre” até você parar. O sistema gera os próximos horários respeitando o expediente e os bloqueios.

A recorrência cria todos os agendamentos da série de uma vez. Se você precisar ajustar um horário específico depois, edite aquele agendamento individualmente — os outros não mudam.

3. Serviço e local

Serviço — define a duração e a regra de crédito. Se o cliente não tem crédito para um serviço que exige, o sistema avisa antes de salvar.
Sala — salas compatíveis com o serviço (ex.: sala de aplicação, sala de avaliação). Você pode também agendar sem sala, se o serviço permitir.
Aparelho — alguns serviços exigem um aparelho específico; o sistema filtra os disponíveis para o horário.

4. Observações e opções adicionais

Observações internas — texto livre que só a equipe vê (ex.: “paciente com alergia a X”, “trazer material Y”). Não vai para o cliente.
Procedimentos previstos — se a consulta gera procedimentos que serão cobrados depois, vincule aqui para já sair do pré-atendimento com a lista pronta.
Canal de aquisição — por padrão, o sistema calcula o canal de onde o lead veio. Você pode marcar manualmente outro (ex.: indicação, Instagram) para fins de relatório.

Salvar cria o agendamento com status 1 — Agendado e dispara a mensagem “Agendou” no WhatsApp do paciente (se a automação estiver ativa).

Conflitos e validações

Antes de salvar, o sistema checa automaticamente:

Conflito de horário — o profissional ou a sala já tem outro agendamento que sobrepõe o horário escolhido. O modal mostra um aviso e não deixa salvar até você resolver.
Paciente com sobreposição — o mesmo cliente tem outro agendamento no mesmo horário em outra sala/profissional. Aviso amarelo, mas permite salvar (pode ser um encaixe intencional).
Fora do horário de funcionamento — se a clínica está fechada no horário, o sistema avisa. Pode ser intencional (ex.: procedimento autorizado fora do expediente), mas o modal pede confirmação.
Serviço exige crédito e o cliente não tem — o sistema avisa; sem crédito, o agendamento não pode ser marcado como Atendido depois.

Os status do agendamento

O ciclo de vida é numerado, e a transição segue uma ordem — com dois atalhos (cancelar e no-show) que podem acontecer a qualquer momento:

Status	Nome	Cor (na agenda)	Quando acontece
1	Agendado	Azul info	Quando o agendamento é criado
2	Confirmado	Azul info	Quando o paciente responde a confirmação ou você marca manualmente
7	Chegou	Verde claro	Quando o paciente chega na clínica
8	Em atendimento	Amarelo	Quando o profissional inicia o atendimento
3	Atendido	Verde	Quando o atendimento é finalizado
4	Faltou	Vermelho	Quando o paciente não comparece
5	Cancelado	Vermelho escuro	Quando o paciente desiste ou a clínica cancela
6	Excluído	Cinza	Quando o agendamento é apagado (ação administrativa)

Fluxo completo (padrão): 1 → 2 → 7 → 8 → 3. É a sequência que dá rastro a cada momento da visita e alimenta relatórios corretamente.

Fluxo simplificado: pula 7 e 8 e vai direto de 1/2 para 3 (compareceu). Você ativa essa opção em Configurações → Minha Empresa — use quando a operação é enxuta e não precisa distinguir “chegou” de “em atendimento” de “finalizado”.

Reagendar um agendamento

Abra o agendamento na agenda (clique no card) e use Reagendar. O modal abre já preenchido e você só altera data/horário (ou profissional/sala). Ao salvar:

O status volta para 1 — Agendado (porque precisa de nova confirmação).
A mensagem de reagendamento é enviada no WhatsApp do paciente.
O registro antigo fica no histórico do agendamento com a ação reagendado — você pode ver o histórico de todas as mudanças.

Reagendar várias vezes o mesmo agendamento fica registrado no histórico. A auditoria da agenda permite ver quem reagendou, quando e para qual horário.

Cancelar um agendamento

Abra o agendamento e use Cancelar. Você informa o motivo do cancelamento (lista configurável em Configurações → Motivos) e o sistema:

Marca o status como 5 — Cancelado.
Pergunta se quer devolver o crédito ao paciente (se houver). Se sim, o histórico registra credito_devolvido.
Cancela as mensagens que estavam na fila para esse agendamento (confirmação, lembrete, etc.) — o paciente não recebe mais nada sobre esse horário.

No-show (faltou)

Quando o paciente não comparece e não avisa, use Faltou. O sistema:

Marca o status como 4 — Faltou.
Dispara a mensagem de Faltou (se a automação estiver ativa) — útil para o follow-up.
O crédito não é devolvido automaticamente — você decide se devolve manualmente, caso a caso.

Boa prática: registre a falta logo no fim do expediente. Quanto mais tempo passa, mais difícil cobrar a remarcação do paciente.

Devolver crédito manualmente

Se você cancelou ou marcou no-show e quer devolver o crédito ao paciente (deixar o saldo disponível de novo), abra o agendamento e use Devolver crédito. A ação fica registrada no histórico com o usuário que devolveu e o horário — útil para auditoria.

Editando um agendamento

Abra o card e use Editar. Você pode alterar qualquer campo (cliente, serviço, profissional, sala, horário, observações) e o sistema:

Mostra os campos que mudaram antes de salvar, para você conferir.
Registra a ação editado no histórico com o que mudou.

Mudar o cliente ou o serviço pode mexer no crédito. O sistema avisa e pergunta o que fazer com o crédito antigo (manter, devolver, transferir).

Excluindo um agendamento

Use Excluir apenas para agendamentos criados por engano (ex.: duplicado, teste). Diferente do cancelamento:

O status vai para 6 — Excluído.
O crédito, se já foi consumido, não é devolvido automaticamente.
O registro sai da agenda (mas continua no histórico de auditoria).

Para cancelamentos reais, prefira Cancelar — preserva o histórico financeiro e o crédito do paciente.

Lista de agendamentos

Para uma visão tabular (com filtros e exportação), use Agenda → Lista de Agendamentos. Filtros disponíveis: período, profissional, sala, serviço, status, cliente, e busca livre. Dá para exportar CSV para análise externa.

A lista tem filtros persistidos na URL — você pode favoritar uma consulta específica (ex.: “todos os cancelados desta semana”) e voltar sempre para a mesma visão.

Permissões

Criar / editar / cancelar agendamento: exige a permissão agenda (grupo Agenda).
Marcar status do atendimento (chegou / em atendimento / finalizado): exige a permissão do profissional ou da recepção autorizada.
Excluir: exige permissão administrativa; fica registrado na auditoria.
Ver lista e histórico: leitura da agenda.

Perguntas rápidas

Criei um agendamento e o paciente não recebeu a mensagem de “Agendou”. A mensagem de “Agendou” só sai se a automação estiver ativa. Vá em Agenda → Mensagens → Novo Agendamento e ative. Veja Como funciona a confirmação automática.

O sistema não deixa eu salvar por causa de conflito — mas o horário está livre na agenda. Pode ser bloqueio de horário, profissional em expediente diferente, ou sala reservada para outro serviço. Abra a aba Bloqueios da agenda e confira.

Posso criar um agendamento para um paciente que ainda não é lead? Sim — o modal de cadastro de cliente abre dentro do próprio campo de cliente do agendamento. O lead vira cliente na hora que você marca Vendeu ou Atendeu.

O que acontece se o paciente tem crédito mas o serviço escolhido não usa crédito? O sistema não consome crédito — o agendamento é criado normalmente, sem aviso.

Reagendei e o paciente continua recebendo a confirmação do horário antigo. O sistema cancela as mensagens do horário antigo ao reagendar. Se ainda assim chegou, peça para o paciente ignorar — pode ser uma mensagem já em trânsito no WhatsApp.

Como eu sei se a clínica está no fluxo completo ou simplificado? Em Configurações → Minha Empresa → aba Sistema, procure “Usar fluxo de atendimento completo”. Quando ligado (padrão), você vê Chegou → Em atendimento → Finalizado. Desligado, vai direto de Confirmado para Compareceu (Atendido).

Precisa de ajuda para configurar permissões da sua equipe ou entender os relatórios? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente configura junto com você.