Equipe e permissões: como adicionar usuários e controlar o que cada um pode fazer

A Equipe é onde você gerencia quem tem acesso ao CRM da clínica e o que cada pessoa pode fazer. Cada “membro” da equipe pode ter (ou não) um acesso ao sistema — ser “membro” só significa estar cadastrado no quadro; “ter acesso” significa poder logar no CRM.

Este guia cobre como adicionar gente, ativar e desativar acesso, usar papéis predefinidos, e boas práticas de separação (recepção não mexe em financeiro, vendedor não deleta cliente, etc.).

Como abrir

Configurações → Cadastros → Equipe (rota /app/equipe).

Para mudar a posição dos profissionais na Agenda ou descobrir por que uma coluna não aparece, consulte Gestão da Equipe: cadastro, agenda, acessos e segurança.

A tela lista todos os membros da equipe da clínica, com:

• Foto (do perfil).
• Nome e função (cargo interno).
• Status: Ativo / Inativo.
• Acesso: Acesso Ativo / Acesso Bloqueado.
• Online/offline (baseado em heartbeat — visto nos últimos 30 min).
• Último login.
• Ações (menu de três pontos): editar, ativar/desativar, bloquear acesso, deletar, trocar foto.

Membro Ativo ≠ Acesso Ativo. Um membro pode estar ativo na clínica (continua no quadro) mas com acesso bloqueado (não consegue logar) — útil para quem está de férias longas ou afastado temporariamente.

Adicionar um novo membro

+ Novo membro abre um wizard (passo a passo):

1. E-mail — o sistema valida o formato. Se o e-mail já existir em outra clínica, ele aparece como “candidato” (você pode vincular ao invés de duplicar).
2. Localizar — o sistema busca se a pessoa já tem cadastro (por e-mail ou telefone) e sugere vínculo automático com o cadastro de funcionário (se houver). Vínculo automático preenche nome e função.
3. Vincular a funcionário — escolha o cadastro de funcionário correspondente (se houver mais de um).
4. Definir perfis de permissão — escolha 1+ perfis (papéis predefinidos). Perfis são cumulativos — se você marca “Recepção” e “Vendedor”, o membro tem as permissões dos dois.
5. Selecionar clínicas (se você é multi-clínica) — em qual(is) clínica(s) esse membro vai atuar.
6. Marcar como administrador (opcional) — gerencia usuários e configurações da clínica.
7. Questionário de boas-vindas (opcional, configurável pela clínica) — o novo membro recebe por e-mail um questionário para preencher antes de começar.
8. Gerar convite — o sistema gera um link de convite que o membro usa para criar a senha e ativar o acesso. Você pode copiar o link ou enviá-lo por e-mail automaticamente.

O convite tem validade (geralmente 7 dias). Se o membro não usar nesse prazo, gere um novo.

Os papéis predefinidos (perfis)

O sistema vem com perfis prontos. Você pode criar perfis customizados, mas a maioria das clínicas usa os predefinidos:

• Administrador — acesso total (configurações, equipe, financeiro, tudo). Use com moderação.
• Gerente — operacional completo (vendas, equipe, relatórios, financeiro). Não consegue mexer em configurações de sistema.
• Recepção — operacional de atendimento (agenda, clientes, conversas, vendas). Não tem acesso a financeiro sensível.
• Vendedor — focado em funil e vendas. Vê clientes, mas com escopo limitado.
• Profissional de saúde — focado em prontuário e agenda. Acesso ao módulo clínico, sem vendas.
• Marketing — gerencia campanhas, disparos, ações rápidas, modelos.
• Financeiro — focado em caixa, comissão, boletos, notas fiscais. Vê mas não necessariamente mexe em vendas.

Cada perfil tem uma descrição do que faz. Quando você for atribuir, passe o mouse no nome para ver o resumo das permissões que ele carrega.

Administrador, dono da clínica e exceções individuais

O perfil Administrador concede o conjunto completo de permissões previsto para a operação da clínica. Ainda assim, ele é um perfil de acesso: alterações feitas em Ajustes avançados de permissões podem criar exceções individuais, liberando ou retirando uma ação específica para aquele membro.

O dono da clínica (Administrador principal/Admin Master) é diferente do perfil Administrador. Esse vínculo protegido recebe acesso integral à clínica e suas permissões não são reduzidas pelo editor de exceções individuais.

Se alguém marcado como Administrador receber a mensagem de que não possui permissão:

1. Abra Configurações → Cadastros → Equipe e edite o membro.
2. Confirme a clínica correta e o perfil Administrador.
3. Abra Acesso ao sistema → Ajustes avançados de permissões.
4. Procure a área da ação bloqueada e verifique se existe alguma exceção individual desmarcada.
5. Salve e peça ao membro para atualizar a página ou sair e entrar novamente.

No estoque, as permissões de Entrada, Saída e Ajuste são separadas. A permissão Lançar Estoque Retroativo também é individual e controla apenas a escolha de uma data anterior; ela não libera a exclusão de movimentações.

Permissões granulares

Cada perfil é um conjunto de permissões específicas (permissões como clientes.editar, vendas.desconto, financeiro.estornar). O sistema tem dezenas delas.

Na prática, você não vai montar permissão por permissão — vai usar os perfis predefinidos ou criar perfis customizados combinando permissões de perfis prontos.

Quando vale criar perfil customizado:

• A clínica tem regras específicas (ex.: “a recepção pode aplicar cupom mas não criar cupom”).
• Dois setores fazem coisas parecidas mas com escopos diferentes (ex.: “vendedor SP” vs “vendedor RJ” com permissões de cidade diferentes).

Cuidado: dar permissão demais é um risco (financeiro, desconto, bloqueio). Comece com o perfil mais restritivo e libere conforme a necessidade real, não antecipadamente.

Agenda em branco ou só aparece a agenda dela

Se a funcionária relata “agenda tudo em branco”, “sumiu do nada” ou “só aparece a agenda dela”, confira a permissão Ver agenda de todos os profissionais (agenda.ver_todos). Quando ela está desmarcada, o login vê somente o próprio profissional. Sem vínculo com um cadastro de profissional, a agenda fica vazia. Isso, por si só, não significa que os agendamentos foram apagados.

Para revisar, peça a um administrador autorizado:

1. Selecione a clínica em que ocorre o problema.
2. Abra Configurações → Cadastros → Equipe e edite a pessoa afetada.
3. Entre em Permissões → Atividades e acesso → Ajustes avançados de permissões.
4. Na categoria Agenda, confira Ver agenda de todos os profissionais. Marque apenas se a função da pessoa exige consultar toda a equipe.
5. Salve e peça à pessoa para atualizar a página ou entrar novamente no CRM.

Se o acesso deve continuar restrito, confira o vínculo entre o login e o profissional correto. Se a permissão já estiver liberada, revise a data, os filtros e os profissionais ocultos em Personalizar. Veja também como recuperar uma coluna que sumiu. As permissões devem ser conferidas separadamente em cada clínica.

Copiar permissões de outro colaborador

Ao contratar alguém para uma função que já existe na equipe, você pode copiar o perfil e as permissões efetivas de outro colaborador em vez de configurar cada item manualmente.

Abra a pessoa que receberá os acessos e acesse Permissões → Atividades e acesso → Copiar acessos. Escolha a pessoa de referência, confira na prévia as permissões que serão adicionadas e removidas e confirme em Copiar configurações.

A origem pode estar na mesma clínica ou em outra unidade vinculada. Para usar outra unidade, você precisa ter permissão para gerenciar acessos nas duas clínicas. O sistema copia o perfil equivalente e as permissões, mas preserva os canais de atendimento já definidos para a pessoa de destino, pois cada unidade possui seus próprios números e canais.

Veja os requisitos, as proteções para contas administrativas e o passo a passo completo em Gestão da Equipe: copiar os acessos de outro colaborador.

Limitar os números do WhatsApp

Além das permissões do perfil, cada membro pode ter acesso a todos os canais da clínica ou somente a números determinados.

Em Equipe → Editar membro → Canais permitidos:

1. Mantenha Acesso a todos os canais ligado para administradores e pessoas que atendem todos os números.
2. Desligue essa opção para limitar o membro.
3. Marque os números que a pessoa pode visualizar e usar para enviar.
4. Salve e peça ao membro para atualizar o inbox.

A restrição vale para a lista, os contadores, o histórico e o envio. Se nenhum número for marcado, o membro não verá conversas do WhatsApp. Em acessos multi-clínica, configure os canais separadamente em cada unidade.

Veja exemplos e diagnóstico em Quem vê qual número do WhatsApp.

Limitar conversas por atendente

O canal permitido define qual número de WhatsApp o membro acessa. Já a permissão Ver todas as conversas define se ele pode abrir conversas atribuídas a outras pessoas dentro desses canais.

Para uma carteira individual, desligue Ver todas as conversas em Acesso ao sistema → Ajustes avançados de permissões → Conversas. O membro continuará vendo as próprias conversas e a fila sem responsável. Consulte o guia Como impedir que um atendente veja conversas de outro.

Ativar, desativar e bloquear

• Desativar membro — o membro continua cadastrado, mas não aparece em listas operacionais (ex.: não pode ser atribuído a um lead). Use para quem saiu da clínica.
• Bloquear acesso — o membro continua ativo, mas não consegue logar. Use para férias longas, licença, ou punição temporária. O histórico registra quem bloqueou e quando.
• Reativar — o oposto das anteriores, na mesma tela.

Atenção: se você desativar o único administrador da clínica, ninguém mais consegue mexer em configurações. Sistema trava nesse caso — peça ao suporte para resetar.

Verificação em duas etapas e recuperação

Cada usuário pode ativar a verificação em duas etapas no próprio Meu Perfil. Se a pessoa trocar ou perder o celular e também estiver sem os códigos de backup, um administrador com permissão para gerenciar acessos pode abrir o membro, entrar na área Segurança e usar Remover 2FA.

Confirme a identidade da pessoa antes de remover essa proteção. Contas da equipe interna, de donos ou com acesso a outras clínicas podem exigir atuação do suporte.

Veja o passo a passo de ativação, códigos de backup e recuperação em Verificação em duas etapas: como proteger sua conta.

Trocar foto, função e dados básicos

A foto do membro é editada direto na lista (clique no avatar). A função (cargo) e dados básicos (nome, telefone) são editados em Editar no menu de ações.

O nome que aparece em “vendido por”, “agendado por” e nos relatórios vem do cadastro de membro. Mude lá para refletir o nome real (com acentos, maiúsculas corretas).

Quem pode mexer em equipe

• Ver a lista de equipe: leitura de equipe.
• Adicionar / editar / desativar / bloquear: permissão cadastros.equipe (geralmente restrita a gerentes e administradores).
• Criar perfis customizados: permissão administrativa.
• Promover a administrador: somente o dono da clínica (não dá pra um admin promover outro admin — o dono precisa fazer via suporte).

Boas práticas

• Comece com perfis restritivos. “Recepção” deve ter o mínimo de permissões que a função precisa (atender, agendar, lançar venda). Libere mais conforme a necessidade aparecer — não antes.
• Separação de funções. Quem fecha o caixa não deveria ser quem faz a venda. Quem aplica desconto não deveria ser quem cancela venda. Configure os perfis pensando em “quem precisa ver vs. quem precisa mexer”.
• Auditoria é sua amiga. Toda ação sensível (desconto grande, estorno, bloqueio, troca de permissão) fica registrada com usuário, data e motivo. Se algo estranho aparecer, a auditoria mostra quem foi.
• Onboarding estruturado. Use o questionário de boas-vindas (se configurado) para garantir que o novo membro entenda o básico antes de começar a atender.
• Saída de membro não é deletar. Quando alguém sai, desative em vez de deletar. O histórico (vendas, agendamentos, conversas) precisa continuar associado ao membro original.

Permissões comuns (referência rápida)

• Vê tudo mas não mexe em nada: perfil somente leitura (se disponível).
• Recepção: agenda, clientes, conversas, vendas (com limite de desconto).
• Vendedor: funil, leads, propostas, clientes (próprios), vendas (próprias).
• Profissional de saúde: agenda, prontuário, clientes (próprios), fotos, comparação.
• Marketing: conversas, campanhas, ações rápidas, modelos, audiências.
• Financeiro: vendas (todas), caixa, comissão, boletos, notas fiscais, relatórios.
• Gerente: tudo do operacional, mas não configurações sensíveis (integrações, equipe).
• Administrador: tudo.

Perguntas rápidas

Adicionei um membro mas ele não recebeu o e-mail de convite. Confira a caixa de spam. Se não estiver lá, use Reenviar convite no menu de ações do membro.

O membro consegue logar mas não vê o menu de financeiro. É o perfil — verifique em Editar → Perfis quais estão atribuídos. A maioria dos perfis não inclui financeiro por padrão.

Como dou acesso a um médico que atende em duas clínicas? No wizard, na etapa Selecionar clínicas, marque as duas. O médico loga uma vez e tem acesso às duas (com os mesmos perfis).

Posso ter mais de um administrador? Sim, mas a promoção a admin geralmente precisa do dono da clínica. Admin pode promover “para baixo” (pra gerente, por exemplo), mas não consegue criar outro admin.

O membro saiu da clínica, o que faço? Desative ele (não delete). O histórico das vendas, conversas e agendamentos fica preservado. O nome continua aparecendo como “vendido por”, “agendado por”, etc.

Precisa de ajuda para criar perfis customizados, configurar papéis para uma equipe grande, ou treinar novos membros? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente monta junto com você.