Equipe e permissões: como adicionar usuários e controlar o que cada um pode fazer

A Equipe é onde você gerencia quem tem acesso ao CRM da clínica e o que cada pessoa pode fazer. Cada “membro” da equipe pode ter (ou não) um acesso ao sistema — ser “membro” só significa estar cadastrado no quadro; “ter acesso” significa poder logar no CRM.

Este guia cobre como adicionar gente, ativar e desativar acesso, usar papéis predefinidos, e boas práticas de separação (recepção não mexe em financeiro, vendedor não deleta cliente, etc.).

Como abrir

Configurações → Cadastros → Equipe (rota /app/equipe).

A tela lista todos os membros da equipe da clínica, com:

• Foto (do perfil).
• Nome e função (cargo interno).
• Status: Ativo / Inativo.
• Acesso: Acesso Ativo / Acesso Bloqueado.
• Online/offline (baseado em heartbeat — visto nos últimos 30 min).
• Último login.
• Ações (menu de três pontos): editar, ativar/desativar, bloquear acesso, deletar, trocar foto.

Membro Ativo ≠ Acesso Ativo. Um membro pode estar ativo na clínica (continua no quadro) mas com acesso bloqueado (não consegue logar) — útil para quem está de férias longas ou afastado temporariamente.

Adicionar um novo membro

+ Novo membro abre um wizard (passo a passo):

1. E-mail — o sistema valida o formato. Se o e-mail já existir em outra clínica, ele aparece como “candidato” (você pode vincular ao invés de duplicar).
2. Localizar — o sistema busca se a pessoa já tem cadastro (por e-mail ou telefone) e sugere vínculo automático com o cadastro de funcionário (se houver). Vínculo automático preenche nome e função.
3. Vincular a funcionário — escolha o cadastro de funcionário correspondente (se houver mais de um).
4. Definir perfis de permissão — escolha 1+ perfis (papéis predefinidos). Perfis são cumulativos — se você marca “Recepção” e “Vendedor”, o membro tem as permissões dos dois.
5. Selecionar clínicas (se você é multi-clínica) — em qual(is) clínica(s) esse membro vai atuar.
6. Marcar como administrador (opcional) — gerencia usuários e configurações da clínica.
7. Questionário de boas-vindas (opcional, configurável pela clínica) — o novo membro recebe por e-mail um questionário para preencher antes de começar.
8. Gerar convite — o sistema gera um link de convite que o membro usa para criar a senha e ativar o acesso. Você pode copiar o link ou enviá-lo por e-mail automaticamente.

O convite tem validade (geralmente 7 dias). Se o membro não usar nesse prazo, gere um novo.

Os papéis predefinidos (perfis)

O sistema vem com perfis prontos. Você pode criar perfis customizados, mas a maioria das clínicas usa os predefinidos:

• Administrador — acesso total (configurações, equipe, financeiro, tudo). Use com moderação.
• Gerente — operacional completo (vendas, equipe, relatórios, financeiro). Não consegue mexer em configurações de sistema.
• Recepção — operacional de atendimento (agenda, clientes, conversas, vendas). Não tem acesso a financeiro sensível.
• Vendedor — focado em funil e vendas. Vê clientes, mas com escopo limitado.
• Profissional de saúde — focado em prontuário e agenda. Acesso ao módulo clínico, sem vendas.
• Marketing — gerencia campanhas, disparos, ações rápidas, modelos.
• Financeiro — focado em caixa, comissão, boletos, notas fiscais. Vê mas não necessariamente mexe em vendas.

Cada perfil tem uma descrição do que faz. Quando você for atribuir, passe o mouse no nome para ver o resumo das permissões que ele carrega.

Permissões granulares

Cada perfil é um conjunto de permissões específicas (permissões como clientes.editar, vendas.desconto, financeiro.estornar). O sistema tem dezenas delas.

Na prática, você não vai montar permissão por permissão — vai usar os perfis predefinidos ou criar perfis customizados combinando permissões de perfis prontos.

Quando vale criar perfil customizado:

• A clínica tem regras específicas (ex.: “a recepção pode aplicar cupom mas não criar cupom”).
• Dois setores fazem coisas parecidas mas com escopos diferentes (ex.: “vendedor SP” vs “vendedor RJ” com permissões de cidade diferentes).

Cuidado: dar permissão demais é um risco (financeiro, desconto, bloqueio). Comece com o perfil mais restritivo e libere conforme a necessidade real, não antecipadamente.

Ativar, desativar e bloquear

• Desativar membro — o membro continua cadastrado, mas não aparece em listas operacionais (ex.: não pode ser atribuído a um lead). Use para quem saiu da clínica.
• Bloquear acesso — o membro continua ativo, mas não consegue logar. Use para férias longas, licença, ou punição temporária. O histórico registra quem bloqueou e quando.
• Reativar — o oposto das anteriores, na mesma tela.

Atenção: se você desativar o único administrador da clínica, ninguém mais consegue mexer em configurações. Sistema trava nesse caso — peça ao suporte para resetar.

Trocar foto, função e dados básicos

A foto do membro é editada direto na lista (clique no avatar). A função (cargo) e dados básicos (nome, telefone) são editados em Editar no menu de ações.

O nome que aparece em “vendido por”, “agendado por” e nos relatórios vem do cadastro de membro. Mude lá para refletir o nome real (com acentos, maiúsculas corretas).

Quem pode mexer em equipe

• Ver a lista de equipe: leitura de equipe.
• Adicionar / editar / desativar / bloquear: permissão cadastros.equipe (geralmente restrita a gerentes e administradores).
• Criar perfis customizados: permissão administrativa.
• Promover a administrador: somente o dono da clínica (não dá pra um admin promover outro admin — o dono precisa fazer via suporte).

Boas práticas

• Comece com perfis restritivos. “Recepção” deve ter o mínimo de permissões que a função precisa (atender, agendar, lançar venda). Libere mais conforme a necessidade aparecer — não antes.
• Separação de funções. Quem fecha o caixa não deveria ser quem faz a venda. Quem aplica desconto não deveria ser quem cancela venda. Configure os perfis pensando em “quem precisa ver vs. quem precisa mexer”.
• Auditoria é sua amiga. Toda ação sensível (desconto grande, estorno, bloqueio, troca de permissão) fica registrada com usuário, data e motivo. Se algo estranho aparecer, a auditoria mostra quem foi.
• Onboarding estruturado. Use o questionário de boas-vindas (se configurado) para garantir que o novo membro entenda o básico antes de começar a atender.
• Saída de membro não é deletar. Quando alguém sai, desative em vez de deletar. O histórico (vendas, agendamentos, conversas) precisa continuar associado ao membro original.

Permissões comuns (referência rápida)

• Vê tudo mas não mexe em nada: perfil somente leitura (se disponível).
• Recepção: agenda, clientes, conversas, vendas (com limite de desconto).
• Vendedor: funil, leads, propostas, clientes (próprios), vendas (próprias).
• Profissional de saúde: agenda, prontuário, clientes (próprios), fotos, comparação.
• Marketing: conversas, campanhas, ações rápidas, modelos, audiências.
• Financeiro: vendas (todas), caixa, comissão, boletos, notas fiscais, relatórios.
• Gerente: tudo do operacional, mas não configurações sensíveis (integrações, equipe).
• Administrador: tudo.

Perguntas rápidas

Adicionei um membro mas ele não recebeu o e-mail de convite. Confira a caixa de spam. Se não estiver lá, use Reenviar convite no menu de ações do membro.

O membro consegue logar mas não vê o menu de financeiro. É o perfil — verifique em Editar → Perfis quais estão atribuídos. A maioria dos perfis não inclui financeiro por padrão.

Como dou acesso a um médico que atende em duas clínicas? No wizard, na etapa Selecionar clínicas, marque as duas. O médico loga uma vez e tem acesso às duas (com os mesmos perfis).

Posso ter mais de um administrador? Sim, mas a promoção a admin geralmente precisa do dono da clínica. Admin pode promover “para baixo” (pra gerente, por exemplo), mas não consegue criar outro admin.

O membro saiu da clínica, o que faço? Desative ele (não delete). O histórico das vendas, conversas e agendamentos fica preservado. O nome continua aparecendo como “vendido por”, “agendado por”, etc.

Precisa de ajuda para criar perfis customizados, configurar papéis para uma equipe grande, ou treinar novos membros? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente monta junto com você.