Gestão da Equipe: cadastro, agenda, acessos e segurança

A tela de Equipe reúne os profissionais e demais colaboradores cadastrados na clínica. Nela, você pode consultar quem está ativo, organizar a ordem dos profissionais na agenda e, conforme suas permissões, administrar cadastros e acessos ao sistema.

Como acessar

No CRM, acesse Configurações → Cadastros → Equipe.

Para visualizar a tela, é necessária a permissão de acesso ao cadastro da equipe. Criar, editar, ativar, inativar, excluir, reorganizar membros ou bloquear acessos exige a permissão de gerenciamento da equipe.

Consultando a equipe

A lista permite:

• Pesquisar por nome ou e-mail.
• Alternar entre membros ativos e inativos.
• Ver se o membro possui acesso ao sistema e qual é seu perfil de acesso.
• Ver se o profissional aparece na agenda.
• Consultar o último acesso e o indicador de atividade recente.
• Organizar a ordem dos profissionais arrastando as linhas ou usando a ordenação alfabética.

Quando o membro tem um usuário vinculado, também é possível alterar sua foto. O arquivo deve ser uma imagem de até 5 MB.

Como mudar a ordem das colunas de profissionais na Agenda

A ordem dos membros ativos na tela de Equipe é a mesma ordem das colunas na visualização Agenda → Dia → Funcionários. Para trocar a posição das colunas ou colocar um profissional ao lado de outro:

1. Acesse Configurações → Cadastros → Equipe.
2. Mantenha a lista Ativos selecionada e limpe a pesquisa, caso exista algum nome no campo de busca.
3. Segure o ícone de alça à esquerda do nome do profissional.
4. Arraste o profissional até a posição desejada e solte.

A nova ordem é salva automaticamente e aplicada na Agenda. Também é possível usar Ordenar A-Z para colocar todos os membros ativos em ordem alfabética; essa opção substitui a ordenação manual atual.

Somente usuários com permissão para gerenciar a equipe podem alterar a ordem. A pesquisa e a lista de inativos precisam estar fechadas porque a ordenação sempre considera a lista completa de membros ativos.

Definir se o profissional possui uma coluna

Na linha do profissional, escolha Editar → Cadastro e confira a opção Aparece na Agenda. Quando ela está desligada, o profissional não possui uma coluna na Agenda, independentemente de sua posição na lista de Equipe.

Se a coluna do profissional sumiu

Na visualização diária da Agenda, abra Personalizar → Profissionais e confira estas opções:

• Clique em Mostrar todos para remover uma seleção manual que esteja escondendo profissionais.
• Desligue Ocultar sem agenda para mostrar também quem não possui horário de trabalho nem agendamento no dia exibido.
• Confirme que a Agenda está configurada para visualizar por Funcionários, e não por Salas.

As opções de Personalizar são salvas por usuário. Por isso, duas pessoas da mesma clínica podem visualizar conjuntos diferentes de colunas sem que o cadastro do profissional tenha sido alterado.

Esta orientação também se aplica a buscas como: mudar ordem dos profissionais, trocar posição das colunas, organizar colunas da agenda, ordenar profissionais, colocar uma pessoa ao lado de outra ou encontrar uma coluna que sumiu.

Criando ou editando um membro

Clique em Novo membro ou escolha Editar na linha de uma pessoa. A configuração é organizada em quatro áreas.

Cadastro

Informe o nome e, quando necessário, o telefone. Também é possível definir se o membro está ativo, se aparece na agenda e quantos atendimentos simultâneos pode realizar.

O nome é obrigatório. Ao criar um membro, o sistema também verifica se já existe outra pessoa com o mesmo nome na clínica.

Aviso de limite de atendimentos simultâneos

A mensagem de limite de atendimento indica que o profissional já atingiu a quantidade configurada de atendimentos com horários sobrepostos. O limite vale para o mesmo intervalo de horário, e não para o total de pacientes do dia. Por exemplo, limite 2 permite dois atendimentos simultâneos; um terceiro que coincida com eles pode ser impedido.

Se aparece a mensagem e você não consegue agendar, confira o profissional e os horários de início e fim dos atendimentos. Para aumentar a capacidade quando ela corresponde à operação da clínica:

1. Acesse Configurações → Cadastros → Equipe na clínica correta.
2. Abra Editar → Cadastro no profissional indicado pelo aviso.
3. Ajuste Nº de Atendimentos Simultâneos para a capacidade necessária.
4. Salve, atualize a Agenda e tente agendar novamente.

A alteração exige permissão para gerenciar a equipe. O campo precisa de uma quantidade; deixá-lo vazio não libera atendimentos ilimitados.

A capacidade do profissional e a da sala são verificadas separadamente. Aumentar o limite de um não aumenta o outro. Se o aviso indicar a sala, confira Agenda → Cadastros → Salas → Editar → Atendimentos Simultâneos. Veja Salas da clínica. Bloqueios, expediente e restrições do serviço continuam valendo mesmo após aumentar a capacidade.

Trabalho na clínica

Quando o membro aparece na agenda, esta área permite configurar:

• Horários: dias de trabalho e um ou mais turnos em cada dia. Mudanças futuras de horário podem ser agendadas para começar em uma data específica.
• Serviços: procedimentos que o profissional realiza. É possível copiar a seleção de serviços de outro membro antes de salvar.
• Salas: mostra as salas relacionadas aos serviços vinculados ao profissional.
• Exceções: alterações pontuais de horário em datas específicas.
• Férias: períodos em que o profissional ficará indisponível.

Algumas opções só aparecem depois que o cadastro inicial é salvo.

Acesso ao sistema

Um membro da equipe pode existir sem possuir login no CRM. Para conceder acesso, salve primeiro o cadastro e depois informe ou verifique o e-mail do usuário.

Se o e-mail já pertencer a um usuário, o sistema poderá vinculá-lo à clínica. Caso contrário, será possível criar um acesso com senha inicial e perfil de permissão.

Nesta área, administradores autorizados podem:

• Definir as atividades que a pessoa realizará na clínica.
• Fazer ajustes avançados de permissões para exceções específicas.
• Restringir o acesso a canais de atendimento selecionados.
• Alterar o e-mail de acesso.
• Gerar um link para a própria pessoa redefinir a senha.

A área de permissões e histórico de acesso exige a permissão de gerenciamento de permissões, ou acesso administrativo equivalente.

Limitar o desconto que um colaborador pode aplicar

É possível liberar a atividade de aplicar descontos sem deixar o percentual ilimitado. Para configurar o teto de uma pessoa:

1. Abra o cadastro do colaborador em Configurações → Cadastros → Equipe.
2. Entre em Permissões → Atividades e acesso.
3. Garanta que o perfil ou os ajustes avançados concedam a permissão Aplicar desconto.
4. Em Limite de desconto, desligue Sem limite.
5. Informe o percentual máximo, por exemplo 10%, e salve o cadastro.

O limite é individual e vale somente para essa pessoa na clínica que está sendo configurada. Se ela trabalha em mais de uma unidade, confira o cadastro e defina o limite separadamente em cada clínica.

O percentual considera a soma dos descontos manuais da venda: desconto por item, desconto geral e itens ou venda marcados como brinde. Por exemplo, com limite de 10%, uma venda de R$ 500 aceita no máximo R$ 50 em descontos manuais, mesmo que esse valor seja dividido entre vários itens.

Cupons e o desconto à vista configurado na forma de pagamento são regras da clínica e não consomem o limite individual. Se a pessoa não tiver a permissão Aplicar desconto, definir um percentual não libera a função. Ao ultrapassar o teto, o sistema impede a conclusão da venda e informa o limite permitido.

Para retirar somente o teto e manter a permissão, ative novamente Sem limite. Apenas usuários autorizados a gerenciar os acessos da equipe podem alterar essa configuração; o colaborador não consegue aumentar o próprio limite.

Copiar os acessos de outro colaborador

Para configurar uma nova pessoa com os mesmos acessos de alguém que já exerce aquela função:

1. Abra o cadastro da pessoa que receberá os acessos.
2. Entre em Permissões → Atividades e acesso.
3. Clique em Copiar acessos.
4. Em Copiar de, escolha o colaborador usado como referência. A lista é separada por clínica e também pode mostrar pessoas de outras unidades vinculadas às quais você possui acesso administrativo.
5. Confira a prévia. Ela mostra o perfil resultante e quais permissões serão adicionadas ou removidas.
6. Clique em Copiar configurações para confirmar.

A cópia substitui o perfil e as permissões personalizadas da pessoa de destino pelo conjunto efetivo da pessoa de origem. Quando a origem pertence a outra unidade, o sistema procura o perfil correspondente na clínica de destino e aplica as permissões equivalentes pelo código de cada acesso.

Os canais de atendimento não são copiados: números de WhatsApp e outros canais pertencem a cada clínica. A seleção de canais que já estava configurada para a pessoa de destino é preservada e deve ser conferida separadamente.

Para copiar entre unidades, as clínicas precisam estar vinculadas e quem executa a ação precisa poder gerenciar acessos nas duas. Contas protegidas, como o dono da clínica e usuários administrativos da North, não ficam disponíveis para cópia. Atribuir ou copiar acesso administrativo continua restrito ao dono autorizado.

Redefinir a senha de um membro

Quando alguém perder o acesso, abra o cadastro do membro e, na área Acesso ao sistema, clique em Redefinir senha. Depois:

1. Clique em Gerar link.
2. Confira o e-mail da conta mostrado na tela.
3. Clique em Copiar link e envie-o à própria pessoa por um canal previamente confirmado, como o WhatsApp já utilizado no atendimento.
4. A pessoa abre o link, escolhe e confirma uma nova senha e depois pode entrar normalmente.

O administrador ou o suporte não escolhe e não vê a nova senha. Nunca crie uma senha temporária para enviá-la por mensagem.

O link:

• é válido por 7 dias;
• pode ser usado uma única vez;
• substitui qualquer link de redefinição gerado anteriormente para a mesma conta;
• não invalida imediatamente a senha atual — ela só é substituída quando a pessoa conclui a redefinição.

Se o link expirar ou já tiver sido utilizado, gere um novo. Antes de compartilhar o link, confirme a identidade da pessoa e se o e-mail exibido corresponde à conta que deve ser recuperada.

Segurança

Para membros que possuem login, a área de Segurança permite consultar sessões e dispositivos vinculados à conta. Administradores autorizados também podem ajudar na recuperação do acesso quando o membro perde o segundo fator de autenticação.

Use o reset de autenticação em duas etapas somente após confirmar a identidade da pessoa. Depois do reset, ela deverá configurar novamente o segundo fator.

Ativar, inativar e bloquear acesso

As situações Membro ativo e Acesso ao sistema ativo têm funções diferentes:

• Inativar membro: retira a pessoa da equipe ativa e também tenta bloquear seu acesso à clínica.
• Bloquear acesso: impede temporariamente o login na clínica, mas mantém o membro ativo para fins operacionais.
• Liberar acesso: restaura o acesso de um membro que possui usuário vinculado.
• Reativar membro: devolve a pessoa à equipe ativa e tenta restaurar seu acesso anterior.

Reatribuir a agenda ao inativar um profissional

Quando um profissional possui agendamentos futuros ativos, a confirmação de inativação mostra a quantidade encontrada e permite escolher outro profissional ativo da mesma clínica.

• Escolha o novo profissional para mover todos esses agendamentos de uma vez.
• Selecione Manter com o profissional inativo quando a recepção ainda precisar decidir cada caso individualmente.
• Agendamentos já finalizados, cancelados, excluídos ou marcados como falta preservam o profissional original no histórico.

A reatribuição e a inativação são executadas juntas. Se algum agendamento causar conflito de horário ou capacidade no profissional de destino, a operação é interrompida sem mover apenas parte da agenda. Escolha outro profissional ou trate os conflitos antes de tentar novamente.

O profissional de destino precisa estar ativo, aparecer na agenda e pertencer à mesma clínica. O sistema não transfere agendamentos automaticamente entre unidades.

Exclusão de membros

A exclusão pode ser impedida quando existem registros operacionais vinculados ao membro. Quando isso ocorrer, o sistema informa os vínculos que precisam ser tratados. Se a pessoa apenas deixou a clínica, normalmente é mais seguro inativá-la, preservando o histórico.

O membro identificado como dono da clínica fica disponível somente para consulta nesta tela. Alterações nesse cadastro são realizadas pela administração central do sistema.

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