O que exige assinatura: configure documentos por serviço

A tela O que exige assinatura define quais documentos devem ser acompanhados para cada serviço da clínica. As regras configuradas alimentam a consulta de pendências e podem gerar alertas ou bloqueios ao registrar os serviços realizados.

Como acessar

No menu do CRM, acesse Assinaturas → O que exige assinatura.

O acesso exige a permissão para gerenciar modelos de documentos e a funcionalidade de assinatura digital ativa para a clínica.

Por que alguns procedimentos pedem assinatura e outros não?

A opção Coletar assinatura do agendamento só aparece quando as duas configurações abaixo estão ligadas:

1. a clínica permite assinatura nos agendamentos; e
2. o serviço daquele agendamento está configurado para coletar assinatura.

Primeiro, confira a chave geral em Configurações → Minha Empresa → Sistema → Assinatura Digital nos Agendamentos.

Depois, configure cada procedimento:

1. Acesse Agenda → Cadastros → Serviços.
2. Encontre o serviço e selecione Editar.
3. Na aba Dados, vá até a seção Atendimento.
4. Ligue Coleta Assinatura do Cliente.
5. Selecione Salvar.

Quando essa opção está desligada para o serviço, a Agenda mantém Coletar assinatura bloqueado nos detalhes do agendamento e informa qual configuração precisa ser ativada. É por isso que alguns procedimentos coletam assinatura e outros não, mesmo dentro da mesma clínica.

Como conferir todos os serviços antes do atendimento

Abra Agenda → Cadastros → Serviços, mantenha o filtro Ativos e use a lista como checklist. Entre em Editar → Dados → Atendimento de cada serviço e confira Coleta Assinatura do Cliente.

Hoje a lista de Serviços não mostra essa configuração em uma coluna e não existe uma ação para ativá-la em massa. Para fazer com que todos os procedimentos peçam assinatura, é necessário ligar a opção e salvar cada serviço ativo. Serviços criados depois também devem ser conferidos.

A tela Assinaturas → O que exige assinatura mostra os documentos exigidos por serviço. Ela não substitui a opção Coleta Assinatura do Cliente, que controla a assinatura do atendimento na Agenda.

O que aparece na tela

A tabela apresenta:

• serviço;
• modelo do documento;
• nível de cobrança;
• validade;
• quantidade de clientes pendentes;
• ações de editar e remover.

A busca localiza exigências pelo nome do serviço ou do modelo. O contador do topo soma as pendências dos clientes que possuem os serviços em suas vendas; serviços apenas agendados não entram nessa contagem.

Criar uma exigência

Selecione Nova exigência e informe:

• Serviço: item do catálogo ao qual a regra será aplicada;
• Modelo do documento: modelo que será usado na geração;
• Cobrança: comportamento adotado diante de uma pendência;
• Validade em meses: período pelo qual uma assinatura continua sendo considerada válida.

O modelo pode ficar como Modelo a definir. Nesse caso, a exigência é registrada e aparece como pendente, mas o documento não é gerado até que um modelo seja escolhido ou que um termo assinado seja anexado manualmente.

Não é possível cadastrar duas vezes o mesmo modelo para o mesmo serviço.

Fluxo completo: do serviço à assinatura pelo WhatsApp

1. Em Assinaturas → Modelos de documentos, crie ou revise o termo e deixe habilitada a exigência de assinatura.
2. Vincule o modelo ao procedimento nesta tela ou em Agenda → Cadastros → Serviços → Editar → Termos e escolha Bloqueia ou Avisa. O nível Só informa não gera documento automaticamente.
3. Com a geração de documentos ativa, faça a venda contendo o serviço. O sistema gera o documento automaticamente e registra a pendência para o paciente.
4. No pós-venda, localize o documento e selecione Enviar para assinatura. O sistema envia pelo WhatsApp o acesso protegido à assinatura digital.
5. Acompanhe a situação em Assinaturas → O que falta assinar. Depois da assinatura, o arquivo fica disponível em Assinaturas → Documentos e na ficha do paciente.

Se o termo já foi assinado em papel, abra a ficha do paciente, entre na área de termos e use Anexar termo assinado. O anexo atende a pendência, mas é identificado separadamente da assinatura eletrônica.

O documento é gerado para vendas novas após a configuração. Criar a regra não anexa automaticamente o termo a vendas antigas; nesses casos, gere o documento para o paciente ou anexe o arquivo assinado, conforme a situação real.

Níveis de cobrança

• Bloqueia: gera o documento na venda quando há um modelo definido e impede salvar o registro dos serviços realizados enquanto o termo estiver pendente.
• Avisa: gera o documento na venda quando possível e mostra um aviso no registro dos serviços realizados, sem impedir a continuidade.
• Só informa: não gera documento nem alerta automaticamente; a exigência permanece disponível para acompanhamento.

Validade

Quando uma data de validade está registrada no documento assinado, o sistema o considera atendido somente até essa data. Depois do vencimento, a exigência volta a aparecer como pendente.

Deixar o campo vazio significa Sem prazo. A configuração da validade não deve ser entendida como envio ou coleta automática de uma nova assinatura: a equipe deve acompanhar a pendência e providenciar o novo documento.

Editar ou remover

Na edição, o serviço da regra não pode ser trocado. É possível alterar o modelo, a cobrança e a validade.

A ação Remover desativa imediatamente a exigência, sem uma segunda tela de confirmação. Confira o serviço e o modelo antes de selecionar essa ação.

Alterar uma regra afeta o acompanhamento futuro da clínica. Antes de usar o nível Bloqueia, confirme que o modelo está correto e que a equipe conhece o fluxo de coleta da assinatura.

Veja também

• Serviços da clínica: vincular termo ao procedimento
• Documentos gerados e assinaturas
• O que falta assinar
• Créditos do cliente: saldo, extrato e ajustes — como trocar um procedimento por outro
• Como controlar quem pode trocar créditos dos pacientes — libere a troca apenas para usuários autorizados