Créditos do cliente: saldo, extrato e ajustes

Créditos representam sessões ou procedimentos que o cliente pode utilizar. Eles normalmente são gerados por uma venda, mas também podem ser adicionados manualmente em situações autorizadas.

Onde ficam

Abra a Ficha do cliente → Comercial → Créditos.

Essa tela mostra:

quantidade de créditos disponíveis e agendados;
saldo agrupado por serviço;
origem do saldo, como compra ou crédito manual;
próximo agendamento relacionado;
tratamentos e compras concluídos ou em andamento;
botão Ver extrato completo.

No Resumo da ficha aparece apenas uma visão do tratamento e atalhos. Os ajustes são feitos em Comercial → Créditos.

Crédito de compra ou crédito manual

Crédito de compra: faça uma venda de serviço ou pacote. Ao finalizar a venda, o sistema gera os créditos correspondentes.
Crédito manual: use para cortesia, bonificação, correção, reposição, compensação, brinde ou outra situação excepcional. Essa inclusão não representa uma nova venda.

Gerados e disponíveis são quantidades diferentes

Uma compra de 10 sessões gera 10 créditos. Se 6 sessões já foram realizadas, a compra continua tendo gerado 10; o disponível pode ser 4, dependendo de reservas e outras movimentações. Uma troca de 1 sessão por 2 também altera a quantidade utilizável, sem aumentar o que foi originalmente vendido.

O reprocessamento confere a geração da venda. Créditos já utilizados, vencidos, transferidos ou envolvidos em trocas continuam contando como gerados. Não devem ser repostos automaticamente como se estivessem faltando.

Para investigar uma compra divergente, informe ao suporte a venda e a quantidade comprada de cada procedimento. A equipe pode conferir a geração na ferramenta Reprocessar créditos do Controle, para clientes específicos ou a clínica. O reprocessamento recupera a composição histórica quando a compra original está comprovada. Excedentes livres são removidos. Excedentes que receberam apenas uma baixa automática podem ser anulados, preservando o histórico. A anulação aparece no histórico como Geração excedente anulada e não libera saldo. Quando uma emissão indevida já estava ligada a um atendimento, sua anulação retira essa ligação e preserva o serviço registrado no atendimento. Em seguida, o sistema reconstrói o consumo de todos os serviços usando os créditos válidos. Se não houver crédito disponível para aquele serviço e data, o atendimento continua registrado sem crédito consumido. Isso não cria uma nova venda ou um crédito manual.

Divergências sem origem comprovada e excedentes envolvidos em trocas ou transferências continuam identificados para investigação. Após o processamento, a equipe deve conferir a geração novamente para verificar o resultado.

Adicionar crédito manual

Na parte superior da tela de Créditos, clique em Adicionar crédito.

Informe:

o serviço;
a quantidade;
o motivo;
a partir de quais agendamentos o novo saldo pode ser utilizado.

Essa última escolha permite considerar agendamentos a partir de hoje, de uma data definida ou todo o histórico elegível. O motivo fica registrado para auditoria.

Entenda os estados

Disponível: pode ser usado em um novo agendamento.
Agendado: está reservado para uma sessão.
Realizado: foi consumido em um atendimento.
Transferido: saiu para outro cliente ou unidade conforme a operação registrada.
Vencido: não está mais disponível por causa da validade aplicada.
Trocado: foi consumido em uma conversão para outro serviço.
Excluído: crédito manual retirado por lançamento incorreto; pode ser reaberto.

O extrato também registra eventos como adição, consumo, devolução ao saldo, troca, transferência, realização manual, reabertura e ajustes vindos do sistema anterior.

Agendar um crédito

Na linha do serviço disponível, clique em Agendar. O serviço já vai selecionado para o novo agendamento. Ao reservar a sessão, o crédito passa para Agendado; a evolução posterior depende do resultado do atendimento.

O atendimento foi realizado, mas o crédito continua disponível

O sistema só vincula um atendimento a um crédito compatível: mesma clínica, cliente e serviço, com saldo disponível e data de uso igual ou posterior à data em que o crédito passou a existir. Um crédito criado por uma venda em julho, por exemplo, não pode ser usado para baixar retroativamente um atendimento de junho.

Em agendamentos novos, se já existir crédito compatível, o sistema pode reservá-lo mesmo quando o serviço não está marcado como Exige crédito. Essa opção controla se o saldo é obrigatório para agendar; desligá-la não significa que o sistema nunca utilizará um crédito disponível. Atendimentos históricos importados e registros anteriores à origem do crédito também podem permanecer sem vínculo.

Antes de ajustar o saldo:

confira no extrato a data e a origem do crédito;
confira a data do atendimento e se o serviço é exatamente o mesmo;
verifique se o crédito já está reservado ou consumido em outro atendimento;
não vincule um crédito a um atendimento ocorrido antes da compra apenas para zerar o saldo.

Se a sessão foi realmente utilizada depois que o crédito passou a existir, mas ficou registrada fora da agenda ou sem vínculo, use Registrar consumo manual, conforme a seção abaixo. Se as datas e o serviço são compatíveis e ainda assim o atendimento não recebeu a baixa, informe ao suporte o paciente, o serviço, a data do atendimento e a venda de origem para conferência.

Para impedir que novos agendamentos desse serviço sejam criados sem saldo, abra Agenda → Cadastros → Serviços → Editar → Dados, ative Exige crédito e salve. Use Permite agendamento sem crédito somente quando a clínica quiser autorizar a reserva antes da venda; o crédito deverá existir antes da realização para ser consumido normalmente.

Converter créditos

Você pode iniciar de duas formas:

Para converter um único serviço: na linha do serviço, clique em Ajustar → Converter. O sistema abre com esse serviço já selecionado. Para incluir outros serviços na mesma conversão, clique em Alterar ou adicionar origens.
Para converter vários serviços juntos: no topo, clique em Gerenciar créditos → Converter créditos. Marque todos os serviços de origem desejados e informe quantos créditos serão consumidos de cada um.

Depois, avance, informe quantos créditos serão criados no serviço de destino e escolha o novo serviço. O resumo lista todas as origens selecionadas e suas quantidades. Origem e destino podem ter quantidades diferentes; confira o resumo antes de confirmar.

Quando o destino for menor, a diferença da origem será consumida na troca. Quando o destino for maior, novos créditos serão criados para completar a quantidade informada.

Transferir créditos

Use Ajustar → Transferir na linha do serviço ou Gerenciar créditos → Transferir créditos no topo. Escolha o cliente de destino, as quantidades por serviço e registre uma observação quando necessário.

A transferência respeita a clínica atual e permanece identificada no extrato dos envolvidos.

Dar baixa em crédito já usado fora do sistema

Use Registrar consumo manual quando o crédito que o paciente já usou ainda aparece disponível porque o atendimento ficou apenas na ficha de papel. Isso também atende créditos vindos de uma venda ou de um combo antigo importado do sistema anterior.

Abra a Ficha do cliente → Comercial → Créditos.
Confira o saldo e o histórico para verificar se aquelas sessões já tiveram baixa. Registre somente o consumo que ainda não está contabilizado.
Nos botões de ação da carteira, clique em Registrar consumo manual.
Selecione o Procedimento de origem e informe a Quantidade já utilizada, limitada ao saldo disponível.
Preencha a Data do registro, que não pode ser futura, e o Motivo. Identifique o uso conforme a ficha de papel para permitir a conferência posterior.
Confira os dados e clique em Confirmar. Aguarde a atualização da carteira e confira o saldo e o registro em Consumos manuais e saídas para outras unidades.

Por exemplo: aparecem 10 mantas disponíveis, mas a ficha comprova que as 10 já foram utilizadas e ainda não tiveram baixa no sistema. Registre o consumo manual de 10 mantas. A operação registra o uso e reduz o saldo, sem criar um agendamento ou apagar a venda original.

Se o consumo manual foi lançado por engano, abra Consumos manuais e saídas para outras unidades → Cancelar registro e informe o motivo. O registro permanece no histórico e o saldo será recalculado.

Baixar crédito ou excluir crédito?

Sessão já utilizada: use Registrar consumo manual, inclusive para créditos de venda. É o caminho para tirar crédito já consumido, preservando o histórico do uso.
Adição manual feita por engano: use o cancelamento da adição manual descrito abaixo. Essa correção não registra um atendimento realizado.
Crédito errado da migração ou aparente duplicidade: se não houve consumo real, peça ao suporte para conferir a origem. Para apagar créditos duplicados de venda, não registre um consumo fictício nem converta ou transfira o saldo apenas para zerá-lo.

Corrigir um crédito manual lançado errado

Na carteira, abra Gerenciar adições manuais, localize o procedimento e clique em Cancelar adição. Informe a quantidade livre a cancelar e o motivo, depois confirme. O cancelamento exige origem conferida. A ação Reabrir permite devolver uma quantidade cancelada ao saldo.

Na visualização anterior, essa correção aparece em Gerenciar créditos por compra → Créditos manuais → Excluir, para créditos manuais disponíveis, também com motivo e possibilidade de Reabrir.

A exclusão de crédito manual não se aplica diretamente a créditos originados por venda. Para sessões de uma compra que já foram usadas fora do sistema, siga Registrar consumo manual, explicado acima.

Ver o extrato

Clique em Ver extrato completo para consultar as movimentações em ordem cronológica, incluindo quem realizou a operação, data, origem, destino e motivo quando disponível.

Permissões

Adicionar, converter, transferir, registrar consumo manual, cancelar adições ou registros, excluir e reabrir exige o módulo de Controle de Créditos e a permissão Gerenciar créditos do cliente. Super administradores possuem acesso operacional. Agendar exige permissão de criação na Agenda.

Usuários sem autorização continuam podendo consultar o saldo e o extrato, mas não recebem os controles de ajuste.

Para permitir ajustes somente à gestora e à recepção, mantenha essa permissão nos acessos autorizados e remova-a dos demais, conforme o guia de permissões de créditos. A permissão controla o conjunto de ajustes, não apenas o consumo manual.

Se Registrar consumo manual não aparecer, confirme que está em Comercial → Créditos, confira a permissão com a gestão e aguarde se a carteira estiver em atualização. As ações ficam ocultas enquanto ela não está atualizada. Se a opção continuar ausente, procure o suporte.

Boas práticas

Gere créditos de compras pela venda, não por inclusão manual.
Exija um motivo claro em toda correção.
Confira serviço e quantidades antes de converter ou transferir.
Use o extrato para entender o saldo antes de criar um ajuste compensatório.
Exclua somente lançamentos manuais feitos por engano; não use essa ação para corrigir uma venda.

Conferência feita pelo suporte

A equipe interna pode consultar Conferência de créditos, no Controle, para ver por cliente o que foi lançado no sistema antigo, as trocas e transferências e o que existe no CRM. A tela separa geração por venda, créditos manuais, operações, consumo e saldo disponível.

O saldo antigo corresponde à data de captura exibida na consulta. Diferenças podem refletir movimentações posteriores; informação não localizada não significa saldo zero. Uma realização sem vínculo com crédito também não prova erro, pois esse cenário é permitido pela agenda.

O suporte pode guardar uma referência durante a consulta, comparar antes e depois do reprocessamento e exportar as conferências. O reprocessamento segue a rotina do sistema e continua no servidor; a comparação deve ser atualizada depois. Enquanto ele está em andamento, as etapas podem alterar o saldo exibido. Aguarde a conclusão e confira as pendências antes de validar o resultado.

Para conferir uma troca antiga, verifique tanto os procedimentos recebidos quanto os que saíram. A presença dos créditos recebidos, sozinha, não comprova que a importação terminou corretamente. Quando falta informação para confirmar uma operação, ela fica pendente para revisão.

Uma baixa automática antiga e o vínculo com um atendimento podem representar o mesmo uso. Quando o histórico comprova isso, o reprocessamento substitui a baixa pelo vínculo, sem descontar outra unidade. Não é necessário adicionar créditos manualmente para compensar essa diferença.

Se uma baixa automática foi feita por engano, a rotina também pode revertê-la quando a origem do crédito estiver comprovada. Ajustes manuais e operações posteriores continuam protegidos; os atendimentos são preservados.

Se uma troca antiga retirou créditos da compra errada, o reprocessamento pode redistribuir essa retirada entre as compras comprovadas no histórico. A quantidade originalmente gerada pelas vendas permanece a mesma, e a correção fica no extrato.

Uma venda vinculada a um comprador diferente do legado fica pendente na conferência. O suporte deve verificar o cadastro antes de repetir a importação. Pessoas com o mesmo telefone não são necessariamente o mesmo cliente; os conflitos de vínculo ficam em Pendências do Legado. Não adicione créditos para compensar esse problema.

Reavaliar vários casos com erro

No Controle, abra Clínica → Ferramentas → Reprocessar créditos → Clientes específicos → Preparar lotes de erros. A consulta agrupa os clientes envolvidos nas mesmas transferências e mostra as pendências que precisam de análise.

Use Selecionar geração ou Selecionar trocas para preencher os casos do lote. Depois, execute o botão da etapa indicada. Selecionar o lote apenas preenche os campos; não inicia o processamento. Após a conclusão no servidor, prepare os lotes novamente para conferir o que ainda depende de resolução.

Uma falha em uma venda ou cadeia de transferências não interrompe os casos independentes. Não é necessário copiar cada ID ou repetir a clínica inteira.